Fiken har på vegne av alle kunder fremforhandlet en avtale med Svea slik at du kan sende faktura til inkasso direkte fra Fiken. Denne innebærer i hovedsak:

  • Ingen faste avgifter eller oppstartkostnad.
  • Svea dekker alle offentlige gebyrer med unntak av konkursbegjæring.
  • Du beholder hele beløpet som er fakturert (hovedstol) - Svea får alle gebyrer og renter.
  • Dersom det du selger er mva-pliktig vil Svea som hovedregel trekke mva fra omkostningene sine før utbetaling til deg. Dette vil Fiken føre automatisk og du vil få dette som et tilsvarende fradrag på neste mva-melding, slik at dette ikke blir noen faktisk utgift for deg (med mindre du ikke er mva-pliktig).
  • Unntaket er at ved langtidsovervåkning tilfaller 10 % av kravet Svea. Dette skjer normalt dersom saken ikke er løst etter 12-15 måneder og det vurderes at kunden ikke er betalingsdyktig. Erfaringsvis løser 90 % av sakene seg før dette.
  • Det gjelder også egne regler for inkasso til utlandet.

Det må gå 14 dager etter forfall (eller etter siste purring) før du kan sende fakturaen til Svea for oppfølging. 

Første gang du forsøker å sende en avtale til inkasso vil du få spørsmål om avtaleinngåelse. Funksjonen er tilgjengelig både fra Salg -> Faktura-/salgsoversikt, Foretak -> Abonnement og fra selve fakturabildet for aktuelle fakturaer. 

Avtaleinngåelse

Første gang du klikker "Start inkassoprosess" vil du få spørsmål om opprettelse av avtale. E-posten du bruker til innlogging i Fiken blir også brukernavnet ditt hos Svea.

Sende til inkasso fra Salg/fakturaoversikt

Du kan sende faktura til inkasso direkte fra fakturaoversikten på Salg -> Faktura-/salgsoversikt (for fakturaer som er forfalt med mer enn 14 dager): 

Sende til inkasso fra Fakturabildet

Du kan også sende til inkasso direkte fra fakturabildet etter å ha klikket deg inn på fakturaen:

Når du har sendt fakturaen til inkasso, vil du se følgende boks i fakturavisningen:

Klikk på "Betalingsinfo for Svea" for å se betalingsinformasjon for denne fakturaen. Du kan også klikke på "Gå til Sveas portal" for å se inkasso-saken og mer informasjon om denne på Svea sine nettsider.

Mer informasjon

Det er mange spørsmål rundt inkasso og vi har forsøkt å besvare de vanligste under:

Når bør faktura sendes til inkasso?

Vi får en del spørsmål rundt hvordan en bør legge opp selve fakturaprosessen.  Den vanlige prosessen for oppfølging av fakturaer er:

  • Forfall på en faktura kan settes når som helst, men det er vanlig med 7-14 dager fra faktura til forfall om ikke annet er avtalt.
  • Det kan sendes påminnelse umiddelbart etter forfall.
  • Det kan sendes purring, med purregebyr (for tiden maks 35 kr), først 14 dager etter forfall.
  • I stedet for purring, eller etter forfallsdato på purringen, kan kravet sendes til Svea for inkassobehandling.
  • Svea sender da først ut et inkassovarsel (35 kroner i gebyr) på papir med 14 dager forfall.
  • Deretter sender Svea ut inkassosak (stort gebyr) på papir med 14 dager forfall.

Det finnes ingen fasit på hvordan du vil legge opp mot dine kunder, men vi anbefaler at man ikke venter lenger enn fire uker med å sende til inkasso da det erfaringsvis minker sjansen til å få betalt vesentlig. 

Hva skjer når kunde betaler til Svea?

Når kunde betaler til Svea får du beskjed om dette per e-post. I tillegg bli aktuell faktura automatisk oppdatert i Fiken slik at du ikke trenger å bekymre deg om bokføringen av dette. Flyten blir dermed:

  1. Kunde betaler kravet direkte til Svea. 
  2. Svea gjør så en overføring til kontonummeret registrert på avtalene. 
  3. Innbetalingen regnskapsføres automatisk.

Du skal altså ikke regnskapsføre innbetalinger fra Svea manuelt i Fiken. Merk at på grunn av spesielle regler rundt mva og inkasso vil deler av oppgjøret fra Svea kunne komme om mva du har utestående og vil få refundert ved neste omsetningsoppgave (gjelder kun mva-registrerte foretak). 

Hva skjer når kunde betaler til deg?

Svea vil da automatisk få beskjed om at du har mottatt betaling og vil ikke lengre kreve inn det du har fått betalt. Men det kan være gebyr eller renter hos Svea som kunden ikke har betalt. Svea vil i utgangspunktet fortsatt kreve inn disse.

Hva skjer når Svea slår sammen to saker på samme kunde?

Dersom du for eksempel til en kunde har en faktura på 1.000 kr og en faktura på 2.000 kr og sender begge disse til inkasso, så vil Svea slå disse to sammen til et samlet krav på 3.000 kr. Dersom kunden da betaler 3.000 kr så vil Fiken regnskapsføre hele betalingen på den ene fakturaen. Dersom disse to fakturaene går i null samlet kan du klikke på "Sett til oppgjort uten betaling" på begge fakturaene for å fortelle Fiken at disse er ferdig oppgjort.

Hvordan kontakter jeg Svea?

Svea har en egen portal der man kan logge seg inn og se status på saker sendt til inkasso. Der finner du også din kontaktperson du kan ringe om du har spørsmål som ikke besvares her/i portalen.

Hva kan sendes til inkasso?

Alle fakturaer som er sendt fra Fiken og har forfalt med minst 14 dager kan sendes til inkasso. Merk at følgende ikke kan sendes:

Hvordan krediterer jeg en faktura som har gått til inkasso?

Dersom du ønsker å kreditere/trekke en sak sendt til inkasso gjøres dette på vanlig måte i Fiken. Fiken vil automatisk oppdatere Svea og trekke saken for krediterte fakturaer. 

Hva skjer hos Svea etter at faktura sendes til inkasso fra Fiken?

Når faktura sendes til inkasso overføres den til Svea som er partner på dette. Det opprettes da en sak hos Svea der det først sendes ut et inkassovarsel med 14 dagers forfall. Dersom denne ikke betales går saken til inkasso - den videre prosessen er gjengitt nedenfor og avhenger av om den som skylder er en privatperson eller et firma. 

Private

DagTypeBeskrivelse
0BrevInkassovarselet er ikke betalt og saken går til inkasso. Det sendes ut betalingsoppfordring pr brev.  Skyldner belastes nå et inkassosalær.
9SMSSMS med påminnelse om betaling.
14ForfallInkassovarsel forfaller.
17TelefonSkyldner ringes.
24TelefonSkyldner ringes.
25SMSNy SMS med påminnelse om betaling.
35TelefonSkyldner ringes
43Salær doblesInkassosalæret til skyldner dobles.
47BrevBrev til skyldner med varsel om tvangsfullbyrdelse.
54KredittsjekkDet gjøres en kredittsjekk av skyldner for å se om det er verdier å hente.  Dersom dette er tilfelle kan det sendes et krav til namsmannen som krever inn eventuelle verdier (utleggsbegjæring) - som feks trekk i lønn. Merk at namsmannen tar et gebyr - Svea dekker dette så lenge kunde ikke har gitt innsigelse til deg uten at du har gitt beskjed videre.  Dersom kunden ikke har verdier vil Svea forsøke å ta til en avdragsordning.

Firma

DagTypeBeskrivelse
0BrevInkassovarselet er ikke betalt og saken går til inkasso. Det sendes ut betalingsoppfordring pr brev.  Skyldner belastes nå et inkassosalær.
9SMSSMS med påminnelse om betaling.
14ForfallInkassovarsel forfaller.
16TelefonSkyldner ringes.
18BrevBrev med varsel om betalingsanmerkning. Dersom det ikke betales innen fristen får selskapet en betalingsanmerkning.
24TelefonSkyldner ringes.
25SMSSkyldner får sms.
28TelefonSkyldner ringes.
33Betalings-anmerkningSkyldner får anmerkning noe som gjør det vanskeligere å få lån og lignende i fremtiden.
43Salær doblesInkassosalæret skyldner må betales dobles.
47BrevBrev til skyldner med varsel om tvangsfullbyrdelse.
54KredittsjekkDet gjøres en kredittsjekk av skyldner for å se om det er verdier å hente. Dersom dette er tilfelle sendes kravet til namsmannen som krever inn eventuelle verdier. Merk at namsmannen tar et gebyr - Svea dekker dette så lenge kunde ikke har gitt innsigelse til deg uten at du har gitt beskjed videre. Dersom kunden ikke har verdier vil Svea sende en forliksklage.

Hva om kunden ikke er enig i kravet?

Dersom kunde ikke er enig i kravet så tar de kontakt direkte med Svea med en innsigelse. Svea vil da sammen med deg forsøke å løse innsigelsen. Dersom den ikke lar seg løse kan saken sendes til Forliksrådet. Forliksrådet vil innhente informasjon fra begge parter og kalle inn til møte felles møte. Det er her anbefalt at du som kjenne saken stiller, men man kan også leie inn en møtefullmektig gjennom Svea (men dette har en tilleggskostnad). Forliksrådet feller på bakgrunn av møtet en dom som kan ende at kravet må betales i sin helhet, delvis eller trekkes. Merk at Forliksrådet tar et gebyr (1049*2) - dette dekker Svea så lenge skyldner ikke har kommet med innsigelse.

Dersom det er noe annet du lurer på, kontakt oss gjerne på kundestøtte ved å sende en e-post til kontakt@fiken.no.