Det finnes i hovedsak tre måter reiseutgifter for ansatte kan dekkes:

  • Refusjon av kjøp som er lagt ut av ansatte
    Du kan registrere de faktiske utgiftene den ansatte har hatt i forbindelse med reiser, basert på kvitteringer eller faktura. Eksempel på utgifter er flybilletter og mat. Du oppretter leverandøren og fyller ut all informasjon under Kjøp -> Nytt kjøp slik du vanligvis gjør ved kjøp. Selve refusjonen legges til slutt til som en egen linje på lønnsutbetalingen.
  • Skattedirektoratets (eller statens) satser for diett
    Satsene skal dekke det mat på en reise typisk koster. Dette kan derfor ikke kombineres med å føre etter faktura eller kvitteringer. Satsene knytter seg ikke til en faktisk faktura eller kvittering, og opprettes derfor kun som en ny lønnslinje direkte i en lønnsutbetaling.
  • Bilgodtgjørelse
    Når en ansatt har brukt sin private bil til kjøring for foretaket, kan en kompensasjon for dette legges til som en ny lønnslinje i en lønnsutbetaling. Den ansatte kan få utbetalt skattefritt et beløp etter en sats ganget med antall kilometer kjørt.

Type 1: Faktiske utgifter

Dette er en utgift den ansatte har lagt ut for og vil få tilbakebetalt, men som den ansatte ikke skal skatte for når det er en ren refusjon av utlegg. Reiseutgiftene legger du først som et vanlig kjøp under Kjøp->Nytt kjøp mot konto 7140 Reisekostnad, ikke opplysningspliktig (eller 7160 Diettkostnad, ikke opplysningspliktig, dersom det er mat på reise). Velg at kjøpet er betalt av den ansatte. Se mer om ansattutlegg her.

Ved neste lønnsutbetaling skal den ansatte få tilbakebetalt sine utlegg. Fiken foreslår dette automatisk med en egen lønnslinje.

Type 2: Diett etter sats

Satsene kan ikke brukes i tillegg til å føre de faktiske utgiftene basert på faktura og kvitteringer. Dersom du betaler ut etter satser, så kan du ikke føre utgiftene som kjøp. Reglene her gjelder kun for diett/mat. Det er ikke noen sats for hotellrom. Utgifter til selve hotellrommet må føres etter faktisk faktura/kvittering som et vanlig kjøp.

I utgangspunktet står arbeidstaker og arbeidsgiver fritt til å avtale kompensasjon for utgifter til kost og losji på reise. Du kan følge statens satser som er ganske høye, eller bare velge et tall. Dersom du vil betale 2.000 kr til den ansatte for en overnatting, så kan du det. Men da må du skatte av deler av dette.


Skattefri diett

Mange velger derfor kun å betale ut de summene som den ansatte slipper å skatte for. Altinn har laget en oversikt over alle satsene, men vi vil trekke fram disse som de vanligste for 2020. Dersom du følger disse så slipper den ansatte å skatte av dietten.

  • Diett på reise opp til 12 timer uten overnatting er 200 kr. Bruk lønnslinjen "Diett etter statens satser (uten overnatting)"
  • Diett på reise over 12 timer uten overnatting er 400 kr. Bruk lønnslinjen "Diett etter statens satser (uten overnatting)"
  • Diett på reise med overnatting på hotell er 589 kr. Bruk lønnslinjen "Diett etter statens satser (med overnatting)".
  • For reiser på mer enn ett døgn kan det være at du får flere forskjellige lønnstyper og antall. Feks at du har en lønnslinje på to dager med overnatting og en tredje dag over 12 timer men uten overnatting. 


Skattepliktig diett

Dersom du benytter deg av en høyere sats enn Altinns satser må du skatte av deler av dette. Dersom du feks vil bruke statens satser på 801 kr for diett på reise med overnatting må du føre slik:

  • Før 589 kr mot lønnstypen "Diett etter statens satser (med overnatting)" som Fiken har ferdig opprettet.
  • Før 212 kr mot lønnstypen "Skattepliktig diett etter sats (med overnatting)" som du selv oppretter i Fiken under Lønn->Lønnstyper og trekk (som vist i bildet under).
  • Totalt blir det da 801 kr. 


Type 3: Bilgodtgjørelse

Hvis den ansatte bruker privat bil i jobbsammenheng kan du føre kilometergodtgjørelse etter de skattefrie satsene. 

Vanlig skattefri sats 

Satsen for 2020 er 3,50 kr per kilometer. 

Du kan lese mer om skattefrie satser her hos Altinn.

Se mer om bilgodtgjørelse i Fiken her

Bilgodtgjørelsen oppretter du ved å klikke på "Legg til lønnslinje". 


Ekstra skattefri sats

Du kan få en skattefri krone ekstra per kilometer dersom du har en ekstra passasjer, kjører på skogs-/anleggsvei eller frakter utstyr.


Dersom du feks har kjørt 100 km med en ekstra passasjer  må du føre slik:

  • Før 3,50 kr per km mot lønnstypen "Bilgodtgjørelse (kilometergodtgjørelse)" som Fiken har ferdig opprettet.
  • Før 1,00 kr per km mot lønnstypen "Tillegg i skattefri bilgodgjørelse" som du selv oppretter i Fiken under Lønn->Lønnstyper og trekk (som vist i bildet under).
  • Totalt blir det da 4,50 kr. 


Mer informasjon

Altinns oversikt over reise og diett.