Det finnes i hovedsak tre måter reiseutgifter for ansatte kan dekkes:

  • Refusjon av kjøp som er lagt ut av ansatte
    Du kan registrere de faktiske utgiftene den ansatte har hatt i forbindelse med reiser, basert på kvitteringer eller faktura. Eksempel på utgifter er flybilletter og mat. Du oppretter leverandøren og fyller ut all informasjon under Kjøp -> Nytt kjøp slik du vanligvis gjør ved kjøp. Selve refusjonen legges til slutt til som en egen linje på lønnsutbetalingen.
  • Skattedirektoratets (eller statens) satser for diett
    Satsene skal dekke det mat på en reise typisk koster. Dette kan derfor ikke kombineres med å føre etter faktura eller kvitteringer. Satsene knytter seg ikke til en faktisk faktura eller kvittering, og opprettes derfor kun som en ny lønnslinje direkte i en lønnsutbetaling.
  • Bilgodtgjørelse
    Når en ansatt har brukt sin private bil til kjøring for foretaket, kan en kompensasjon for dette legges til som en ny lønnslinje i en lønnsutbetaling. Den ansatte kan få utbetalt skattefritt et beløp etter en sats ganget med antall kilometer kjørt.

Type 1: Faktiske utgifter

Dette er en utgift den ansatte ansatte har lagt ut for og vil få tilbakebetalt, men som den ansatte ikke skal skatte for når det er en ren refusjon av utlegg. Reiseutgiftene legger du først som et vanlig kjøp under Kjøp->Nytt kjøp mot konto 7140 Reisekostnad, ikke opplysningspliktig (eller 7160 Diettkostnad, ikke opplysningspliktig, dersom det er mat på reise). Velg at kjøpet er betalt av den ansatte. Se mer om ansattutlegg her.

Ved neste lønnsutbetaling skal den ansatte få tilbakebetalt sine utlegg. Fiken foreslår dette automatisk med en egen lønnslinje.

Type 2: Diett etter sats

I utgangspunktet står arbeidstaker og arbeidsgiver fritt til å avtale kompensasjon for utgifter til kost og losji på reise. Mange velger likevel å bruke maksimumsbeløpet ansatte kan få utbetalt skattefritt. Andre bruker Statens satser, som er de samme satsene som offentlig ansatte får utbetalt på reise. Statens satser er ofte høyest, men når det er en forskjell må den ansatte betale skatt av forskjellen. Satsene kan ikke brukes i tillegg til å føre de faktiske utgiftene basert på faktura og kvitteringer.

Satsene under gjelder for Norge.

  • For reise uten overnatting velger du lønnslinjen "Diett etter statens satser (uten overnatting)". Satsene for skattefri godtgjørelse er 200 kr for 6-12 timer og 400 kr over 12 timer.
  • Dersom reisen inkluderer en overnatting velger du "Diett etter statens satser (med overnatting)". Skattefrie satser for overnatting på hotell i et døgn er kr 578 kr. Ett døgn regnes som 24 timer. For opphold på lengre enn ett døgn er satsen kr 300 kr for 6-12 timer og 400 kr for over 12 timer eller 578 kr for ett nytt døgn.
  • Statens høyeste sats for døgnopphold på hotell er kr 754, men fra 2019 er kun kr 578 skattefrie.
    • Dersom du benytter deg av satsen på 578 kr føres dette mot lønnstypen "Diett etter statens satser (med overnatting) som Fiken har ferdig opprettet.
    • Dersom du benytter deg av satsen på 754 kr må 185 kr ekstra (Forskjellen mellom 754 kr og 569 kr) føres på en egen lønnstype. Denne må du opprette i Fiken. Gå til Lønn -> Lønnstyper og trekk. Velg "Opprett ny lønnstype med innrapportering". (Type: Utgiftsgodtgjørelse, reise kost // Skattetrekk: Ja, bruk vanlig trekk. // Marker for Arbeidsgiveravgift og aktiv, men ikke feriepenger // Konto: 5500) Velger du å bruke denne satsen må du derfor foreta skattetrekk på det overskytende beløpet. Satsene gjelder fra 22. juni 2018. Se Skatteetatens nettside for tidligere satser og utfyllende informasjon.
  • Tidligere kunne losji dekkes etter statens satser, men føres nå etter faktiske utgifter på grunnlag av faktura fra overnattingsstedet.

Type 3: Bilgodtgjørelse

Hvis den ansatte bruker privat bil i jobbsammenheng kan du føre kilometergodtgjørelse etter statens satser. Her fører du ikke etter faktiske kostnader basert på kvittering og faktura, men registrerer i stedet godtgjørelsen direkte i lønnsmodulen. Velg "Legg til lønnslinje" og deretter lønnstype "Bilgodtgjørelse (Kilometergodtgjørelse)". Legg inn antall km og sats. Vanlig skattefri sats for 2019 er kr 3.50, men det kan i noen tilfeller være ekstra satser.  Kjøregodtgjørelsen rapporteres gjennom a-meldingen under lønnsutbetalingen. Se mer om bilgodtgjørelse her

Mer informasjon

Altinns oversikt over reise og diett.

Statens satser for reiser innland

Statens satser for reiser utland

Satser for bruk av egen bil