Det er mulig å overføre ordre fra WooCommerce til Fiken med automatisk regnskapsføring. Kort forklart foregår koblingen på denne måten:

  • Du velger i oppstarten et tidspunkt for når ordrene skal overføres til Fiken,  f.eks ved bestilling eller ved utsending.
  • Alle fremtidige ordre vil automatisk bli regnskapsført i Fiken når de kommer til dette tidspunktet.
  • Salg i nettbutikken via fakturaer føres også i Fiken mot den aktuelle kunden, og betalingen kan samtidig registreres automatisk.
  • Salg i nettbutikken som blir gjort opp der og da kan føres som kontantsalg.
  • Etter at du har satt opp koblingen trenger du ikke å gjøre noe fortløpende.

Steg 1 av 4: Klargjøring før installasjon

Woocommerce: 

Fiken:

  • Du må ha et aktivt foretak i Fiken som har Nettbutikk-modulen aktivert (eller et demoforetak siden alle disse automatisk har nettbutikk-modulen aktivert).

  • Du må ha opprettet nødvendige bankkontoer under Foretak-> Bankkontoer.

Koblingen/plugin:

Steg 2 av 4: Installasjon

  1. Logg inn i Admin-konsollet.
  2. Klikk på Plugins→Add new→Upload plugin // Utvidelser→Legg til ny-Last opp utvidelse:

3. Finn katalogen med zip-filen mottatt fra Fiken og last opp denne. (https://cdn.fiken.no/nettbutikk/fiken-woocommerce.zip).

4. Etter installasjon er modulen tilgjengelig under Plugins→Installed plugins // Utvidelser→Installerte utvidelser:

Steg 3 av 4: Konfigurasjon

Før Woocommerce begynner å sende data til Fiken må du konfigurere denne koblingen og foreta noen valg for hva som skal sendes når fra Woocommerce til Fiken:

1. Gå inn på menyvalget for Fiken og legg inn brukernavnet og passordet som du bruker når du logger deg inn som vanlig på www.fiken.no.

2. Velg blant selskapene du har tilgang til i Fiken og ta det foretaket du vil sende informasjonen til.

3. Velg innstillingene for overføring:

  1. Velg til hvilken bankkonto i Fiken du ønsker at de forskjellige typene salg skal bli overført til. Dersom det velges "Empty account" her vil salget blir regnskapsført, men ikke registrert som betalt.
  2. Velg hvilken status et salg skal ha i nettbutikken før det blir sendt over til Fiken.
  3. Velg om salget skal registreres som kontantsalg eller tilsvarende som faktura i Fiken. (via reskontro - det blir ikke opprettet en faktisk faktura i Fiken).

4. Velg mva-innstillinger som vist her:

5. Velg fraktinnstillinger og klikk på Lagre:

Steg 4 av 4: Vanlig bruk

Når kundene dine foretar et kjøp i nettbutikken blir disse kjøpene sendt inn i koblingen som vist her. Klikk da på Fullfør for å sende salgene til Fiken:

Du kan kontrollere i Fiken på forsiden under "Siste hendelser" hva som da ble sendt til Fiken:

Klarna/Stripe

Hvis du benytter deg av f.eks Klarna (eller tilsvarende tilbydere) som senere betaler ut en sum samlet til deg har du to valg:
  • Du kan lagre salgene som åpne salg. Det vil si at dette salget blir ført i Fiken automatisk mot en inntektskonto, men ikke registrert som betalt. Du kan da senere manuelt sette disse som betalt i Fiken, og eventuelt spesifisere et gebyr. Fiken har ikke noen måte å hente informasjonen om disse gebyrene på, og kan derfor ikke føre de automatisk.
  • En gang i uken overfører Stripe penger til din bankkonto, men her har de trukket fra et gebyr på totalsummen (basert på alle de fortløpende transaksjonene). I så fall kan du opprette Klarna/Stripe som en bankkonto under Foretak -> Bankkonto og sette opp automatisk innbetaling mot denne kontoen i koblingen. Den senere overføringen mellom Stripe og brukskontoen må du registrere manuelt under Annet -> Fri postering. Da registrerer du også samtidig gebyret der.

Begrensninger i tilkoblingen

Merk at koblingen er ment som en enklest mulig regnskapsføring av salget som har skjedd i nettbutikken. Det er derfor begrensninger i koblingen:

  • Det er kun regnskapsføring av salg som blir overført til Fiken. Det følger ikke over noe dokumentasjon. Dette kan hentes i nettbutikken ved en eventuell kontroll.
  • Fiken vil importere og føre inntekter pr salg og kunde, men ikke mot det enkelte produkt.
  • Alle salg vil bli ført mot en standard inntektskonto som følger salgets mva-kode (du kan ikke overstyre dette).
  • Frakt føres på en egen linje og konto.
  • Fakturaer i nettbutikken vil ikke følge fakturaserien til Fiken, men sin egen serie.
  • Det er kun salg i nettbutikken som blir overført til Fiken. Dersom dette salget senere blir kreditert eller endret, må det manuelt korrigeres i Fiken. 

Mer informasjon

  • Nettbutikker: Her kan du lese om andre nettbutikk-løsninger Fiken integrerer mot.
  • Gebyr: Hvordan du fører ulike former for gebyr i Fiken.