Det er mulig å overføre ordre fra WooCommerce til Fiken med automatisk regnskapsføring. Kort forklart foregår koblingen på denne måten:
- Du velger i oppstarten et tidspunkt for når ordrene skal overføres til Fiken, f.eks ved bestilling eller ved utsending.
- Alle fremtidige ordre vil automatisk bli regnskapsført i Fiken når de kommer til dette tidspunktet.
- Salg i nettbutikken via fakturaer føres også i Fiken mot den aktuelle kunden, og betalingen kan samtidig registreres automatisk.
- Salg i nettbutikken som blir gjort opp der og da kan føres som kontantsalg.
- Etter at du har satt opp koblingen trenger du ikke å gjøre noe fortløpende.
Steg 1 av 4: Klargjøring før installasjon
Woocommerce:
Det finnes mange forskjellige versjoner av dette programmet. Du må ha versjon 3.0. eller nyere.
- Nyeste versjon per mars 2020 er 4.7.0 og kan lastes ned her https://nb.wordpress.org/plugins/woocommerce/.
Fiken:
Du må ha et aktivt foretak i Fiken som har Nettbutikk-modulen aktivert (eller et demoforetak siden alle disse automatisk har nettbutikk-modulen aktivert).
Du må ha opprettet nødvendige bankkontoer under Foretak-> Bankkontoer. Hvis du f.eks bruker Klarna, Paypal og/eller Stripe, gjør følgende for hver av disse:
Velg "Ny bankkonto".
Legg inn navn (Klarna, Paypal eller Stripe).
Velg type "Utenlandsk/banktjeneste".
Velg riktig "Bank/betalingstjeneste".
- I feltet "Bankkontonummer" kan du for eksempel legge inn e-postadressen du er registrert hos Klarna, Paypal eller Stripe med.
Koblingen/plugin:
- Fiken oppdateres tidvis med nye versjoner av denne koblingen. Du må ha den nyeste koblingen for at det skal fungere optimalt.
- Nyeste versjon per mars 2020 er 1.22 og kan lastes ned her https://cdn.fiken.no/nettbutikk/fiken-woocommerce.zip.
Steg 2 av 4: Installasjon
- Logg inn i Admin-konsollet.
- Klikk på Plugins→Add new→Upload plugin // Utvidelser→Legg til ny-Last opp utvidelse:
3. Finn katalogen med zip-filen mottatt fra Fiken og last opp denne. (https://cdn.fiken.no/nettbutikk/fiken-woocommerce.zip).
4. Etter installasjon er modulen tilgjengelig under Plugins→Installed plugins // Utvidelser→Installerte utvidelser:
Steg 3 av 4: Konfigurasjon
Før Woocommerce begynner å sende data til Fiken må du konfigurere denne koblingen og foreta noen valg for hva som skal sendes når fra Woocommerce til Fiken. Gå inn på menyvalget WooCommerce -> Fiken -> "Settings" :
1. Legg inn brukernavnet og passordet som du bruker når du logger deg inn som vanlig på www.fiken.no.
2. Velg blant selskapene du har tilgang til i Fiken og ta det foretaket du vil sende informasjonen til.
3. Velg innstillingene for overføring:
- Velg til hvilken bankkonto i Fiken du ønsker at de forskjellige typene salg skal bli overført til. Under "Account" skal du finne de forskjellige kontoene du har opprettet under Foretak -> Bankkontoer i Fiken. Dersom det velges "Empty account" her vil salget blir regnskapsført, men ikke registrert som betalt.
- Velg hvilken status et salg skal ha i nettbutikken før det blir sendt over til Fiken.
- Velg om salget skal registreres som kontantsalg ("Cash sale") uten kundeinformasjon, eller tilsvarende som faktura i Fiken ("External invoice"). Sistnevnte vil si at informasjon om kunde følger med, men det blir ikke opprettet en faktisk faktura i Fiken.
4. Velg mva-innstillinger som vist her:
5. Velg fraktinnstillinger og klikk på Lagre:
Steg 4 av 4: Vanlig bruk
Når kundene dine foretar et kjøp i nettbutikken blir disse kjøpene sendt inn i koblingen som vist her. Klikk da på Fullfør for å sende salgene til Fiken:
Du kan kontrollere at salgene kommer inn i Fiken under Foretak -> Hendelseslogg.
Oppgjør/betaling
Begrensninger i tilkoblingen
Merk at koblingen er ment som en enklest mulig regnskapsføring av salget som har skjedd i nettbutikken. Det er derfor begrensninger i koblingen:
- Det er kun regnskapsføring av salg som blir overført til Fiken. Det følger ikke over noe dokumentasjon. Dette kan hentes i nettbutikken ved en eventuell kontroll.
- Fiken vil importere og føre inntekter pr salg og kunde, men ikke mot det enkelte produkt.
- Alle salg vil bli ført mot en standard inntektskonto som følger salgets mva-kode (du kan ikke overstyre dette).
- Fakturaer i nettbutikken vil ikke følge fakturaserien til Fiken, men sin egen serie.
- Det er kun salg i nettbutikken som blir overført til Fiken. Dersom dette salget senere blir kreditert eller endret, må det manuelt korrigeres i Fiken.
- Eventuelle gavekort må legges inn i Fiken manuelt.
Mer informasjon
- Nettbutikker: Her kan du lese om andre nettbutikk-løsninger Fiken integrerer mot.
- Gebyr: Hvordan du fører ulike former for gebyr i Fiken.