Det er mulig å overføre ordre fra WooCommerce til Fiken med automatisk regnskapsføring. Kort forklart foregår koblingen på denne måten:

  • Du velger i oppstarten et tidspunkt for når ordrene skal overføres til Fiken,  f.eks ved bestilling eller ved utsending.
  • Alle fremtidige ordre vil automatisk bli regnskapsført i Fiken når de kommer til dette tidspunktet.
  • Salg i nettbutikken via fakturaer føres også i Fiken mot den aktuelle kunden, og betalingen kan samtidig registreres automatisk.
  • Salg i nettbutikken som blir gjort opp der og da kan føres som kontantsalg.
  • Etter at du har satt opp koblingen trenger du ikke å gjøre noe fortløpende.

Steg 1 av 4: Klargjøring før installasjon

Woocommerce: 

Fiken:

  • Du må ha et aktivt foretak i Fiken som har Nettbutikk-modulen aktivert (eller et demoforetak siden alle disse automatisk har nettbutikk-modulen aktivert).

  • Du må ha opprettet nødvendige bankkontoer under Foretak-> Bankkontoer. Hvis du f.eks bruker Klarna, Paypal og/eller Stripe, gjør følgende for hver av disse:

    • Velg "Ny bankkonto".

    • Legg inn navn (Klarna, Paypal eller Stripe).

    • Velg type "Utenlandsk/banktjeneste".

    • Velg riktig "Bank/betalingstjeneste".

    • I feltet "Bankkontonummer" kan du for eksempel legge inn e-postadressen du er registrert hos Klarna, Paypal eller Stripe med.

Koblingen/plugin:

Steg 2 av 4: Installasjon

  1. Logg inn i Admin-konsollet.
  2. Klikk på Plugins→Add new→Upload plugin // Utvidelser→Legg til ny-Last opp utvidelse:

3. Finn katalogen med zip-filen mottatt fra Fiken og last opp denne. (https://cdn.fiken.no/nettbutikk/fiken-woocommerce.zip).

4. Etter installasjon er modulen tilgjengelig under Plugins→Installed plugins // Utvidelser→Installerte utvidelser:

Steg 3 av 4: Konfigurasjon

Før Woocommerce begynner å sende data til Fiken må du konfigurere denne koblingen og foreta noen valg for hva som skal sendes når fra Woocommerce til Fiken:

1. Gå inn på menyvalget for Fiken og legg inn brukernavnet og passordet som du bruker når du logger deg inn som vanlig på www.fiken.no.

2. Velg blant selskapene du har tilgang til i Fiken og ta det foretaket du vil sende informasjonen til.

3. Velg innstillingene for overføring:

  1. Velg til hvilken bankkonto i Fiken du ønsker at de forskjellige typene salg skal bli overført til. Under "Account" skal du finne de forskjellige kontoene du har opprettet under Foretak -> Bankkontoer i Fiken. Dersom det velges "Empty account" her vil salget blir regnskapsført, men ikke registrert som betalt.
  2. Velg hvilken status et salg skal ha i nettbutikken før det blir sendt over til Fiken.
  3. Velg om salget skal registreres som kontantsalg eller tilsvarende som faktura i Fiken. (via reskontro - det blir ikke opprettet en faktisk faktura i Fiken).

4. Velg mva-innstillinger som vist her:

5. Velg fraktinnstillinger og klikk på Lagre:

Steg 4 av 4: Vanlig bruk

Når kundene dine foretar et kjøp i nettbutikken blir disse kjøpene sendt inn i koblingen som vist her. Klikk da på Fullfør for å sende salgene til Fiken:

Du kan kontrollere at salgene kommer inn  i Fiken under Foretak -> Hendelseslogg.

Oppgjør/betaling

For betalingsløsninger som Klarna og Stripe, der hele beløpet for salget betales inn for hvert salg (uten gebyr), vil betalingen av salget bli automatisk regnskapsført hvis du har konfigurert betalingsløsningen som forklart i steg 3. Periodevis vil det så komme et oppgjør, der pengene fra Klarna eller Stripe kommer inn på din bankkonto, fratrukket et gebyr. Dette oppgjøret fører du på denne måten:Noen betalingsløsninger (f.eks Paypal) kan konfigureres slik at det trekkes et gebyr for hvert salg. Fiken har da ikke noen måte å hente informasjon om gebyret på, og du kan dermed ikke få betalingen automatisk regnskapsført i Fiken. Alternativet for denne typen salg er å velge "0 | Empty account" i steg 3, slik at salgene blir lagret som åpne salg i Fiken. Du må da senere manuelt sette disse salgene som betalt i Fiken, og eventuelt spesifisere et gebyr.

Begrensninger i tilkoblingen

Merk at koblingen er ment som en enklest mulig regnskapsføring av salget som har skjedd i nettbutikken. Det er derfor begrensninger i koblingen:

  • Det er kun regnskapsføring av salg som blir overført til Fiken. Det følger ikke over noe dokumentasjon. Dette kan hentes i nettbutikken ved en eventuell kontroll.
  • Fiken vil importere og føre inntekter pr salg og kunde, men ikke mot det enkelte produkt.
  • Alle salg vil bli ført mot en standard inntektskonto som følger salgets mva-kode (du kan ikke overstyre dette).
  • Fakturaer i nettbutikken vil ikke følge fakturaserien til Fiken, men sin egen serie.
  • Det er kun salg i nettbutikken som blir overført til Fiken. Dersom dette salget senere blir kreditert eller endret, må det manuelt korrigeres i Fiken. 

Mer informasjon

  • Nettbutikker: Her kan du lese om andre nettbutikk-løsninger Fiken integrerer mot.
  • Gebyr: Hvordan du fører ulike former for gebyr i Fiken.