Enkeltpersonforetak som går over fra et annet system/regnskapsfører må legge inn en inngående balanse i Fiken. Den inngående balansen viser hva som stod i selskapet ditt når du byttet over til Fiken og er nødvendig å legge inn for å få et helhetlig regnskap. Det er ikke nødvendig å legge inn den inngående balansen før du starter regnskapsføringen i Fiken, men det er lurt å legge den inn så fort du har den og senest før årsavslutningen.

Steg 1 av 6: Hent ut rapporter fra det forrige systemet/regnskapsfører

For å legge inn den inngående balansen i Fiken trenger du en rapport som viser informasjon om hva som stod på de forskjellige regnskapskontoene ved overgangen. Be regnskapsføreren du brukte om å hente dette ut for deg eller hent den ut selv fra det gamle systemet. 

Du trenger disse tre rapportene:

  • "Kundereskontro"
    Denne rapporten viser deg hva kundene skyldte deg ved overgangen til Fiken. Det er nødvendig å legge dette inn i regnskapet slik at man senere kan registrere at man har fått disse pengene inn
  • "Leverandørreskontro"
    Denne rapporten viser deg hva du skyldte dine leverandører ved overgang til Fiken. Dette må legges inn slik at du senere kan registrere betalingen av disse kjøpene. 
  • "Saldobalanse/balanserapport"
    Denne rapporten viser hva som stod på de forskjellige regnskapskontoene ved bytte til Fiken og er nødvendig for å få et fullstendig regnskap i Fiken. 

Når du tar ut dette er det viktig at:

  • Dato er samme dato som du starter med Fiken. Dersom du starter med Fiken 1.1. skal rapporten også tas ut på dato 1.1.
  • Dersom overgangen er i forbindelse med et nytt regnskapsår (du starter 1.1. i Fiken) er det viktig at det gamle er avsluttet og helt ferdig før rapporten tas ut. Dette skjer som regel en gang mellom mars og mai dersom du bruker regnskapsfører, det kan derfor ta litt tid før du får denne rapporten. 

Vi har laget egne guider for hvordan data skal hentes ut fra noen systemer:

Steg 2 av 6: Opprett bankkontoer

Opprett alle bankkontoer som det var penger på ved dato for start av regnskap i Fiken dersom de ikke allerede er opprettet. Du gjør det under menyvalget Foretak -> Bankkontoer.  Hvilke kontoer dette gjelder finner du under Saldobalansen tatt ut i Steg 1 under kontoene 1920 - 1959. Det er kun kontoer knyttet til bedriften som skal legges inn i Fiken, ikke din personlige konto.

Steg 3 av 6: Opprett kunder som skyldte deg penger

Opprett alle kunder under Oversikt -> Kunder som står på Kundereskontro-listen tatt ut i steg 1. Om Kari Nordmann og Ola Nordmann skyldte deg penger ved avslutning av det gamle systemet må disse legges inn som kunder i Fiken. Du kan også importere alle kunder fra gammelt system i en operasjon hvis du har en hel kundeliste du ønsker å ta med deg videre inn i Fiken. Du skal kun legge inn kundene dine i dette steget, senere viser vi deg hvordan du registrerer hva de skyldte. 

Steg 4 av 6: Opprett leverandører du skyldte penger

Opprett alle leverandører under Oversikt -> Leverandører som står på Leverandørreskontro-listen tatt ut i steg 1. Dersom du skyldte Telenor penger ved avslutning av gammelt system må denne legges inn som leverandør i Fiken. Du kan også importere alle leverandører fra gammelt system i en operasjon dersom du har en hel leverandørliste du ønsker å ta med deg videre i Fiken. Du skal kun legge inn leverandørene dine i dette steget, senere viser vi deg hvordan du registrerer hva du skyldte. 

Steg 5 av 6: Last opp rapportene i Fiken

Klikk på Annet -> Inngående balanse og velg alternativ 2 "Før brukte jeg regnskapsfører" eller alternativ 3 "Før Fiken leverte jeg regnskapet selv".  I neste steg velger du hvilken dato du skal føre fullt regnskap i Fiken fra, klikk deretter på  "Gå videre". Det er viktig at alt som har skjedd i selskapet før denne datoen føres i det forrige regnskapssysemet og alt etter denne datoen føres i Fiken. 

I neste steg laster du rapportene opp i Fiken som dokumentasjon:

  1. Kundereskontro
  2. Leverandørreskontro
  3. Balanserapport

Klikk deretter på "Gå videre".

Det kan noen ganger være vanskelig å vurdere om du har riktig rapport eller hvilke tall fra rapporten du skal bruke. Hvis du synes dette er vanskelig kan du klikke på "Jeg er usikker" og følge stegene videre, rapportene blir da sendt inn til oss og vi hjelper deg med å vurdere rapporten og finne de rette tallene for deg. 

Steg 6 av 6: Legg inn balansen

Rapportene fra det gamle systemet inneholder en liste med regnskapskontoer og summer - de samme kontoene og legger du inn i Fiken sånn at tallene blir de samme som i det forrige systemet. 

Du skal nå legge inn saldobalansen linje for linje. Klikk på "Ny linje" og start med det øverste tallet i rapporten din. 

  • Søk etter den samme kontoen som du har i rapporten under "Til (debet)". 
    • Regnskapssystemet du hadde tidligere kan ha litt ulike nummer på kontoene sammenlignet med det du finner i Fiken. Dette gjør ingenting, det letteste er da å finne en konto som ligner og som ikke er så langt unna tallet du har i rapporten din. Typisk kan de for eksempel ha litt forskjellig navn eller et litt annet tall. Du kan hele tiden søke under "Til (debet)" etter tekst eller tall for å se om du finner en konto som passer. 
    • Hvis du byttet til Fiken ved årsskifte er det kun kontoene mellom 1000-2999 du skal legge inn. Kontoer mellom 3000-9999 skal ikke legges inn. Hvis du går over til Fiken ved en annen dato skal du legge inn alle kontoer mellom 1000 og 9999. 
    • Sum på bankkonto skal inn på 1920:xx (søk på navnet på kontoen din). Dersom det ikke er en vanlig bankkonto kan den ligge under 1950:xx / 1960:xx.
    • Beløp kunder skylder deg skal inn på 1500:xx (søk på kundenavn).
    • Beløp du skylder leverandør skal inn på 2400:xx (søk på leverandørnavn).
  • Når du har funnet den riktige kontoen legger du inn tallet som står i rapporten. 
    • Beløp på 1xxx er som regel positive.
    • Beløp på 2xxx er som regel negative.
    • Noen rapporter har negative tall skrevet med bokstavene "cr" etter seg eller i parantes i stede for med minus foran.
  • Klikk på Lagre.

Når du har lagt inn alle linjene fra rapporten kan du kikke på summen nederst i Fiken. Hvis denne ikke viser null skal differansen ofte legges inn mot 2050 - Annen egenkapital, men dobbeltsjekk at du ikke har glemt å legge inn noen linjer.

Når du er ferdig klikker du på Opprett postering for å registrere ferdig den inngående balansen. 

Ofte stilte spørsmål

Jeg skal registrere varelageret

Du bruker kontonummer 1461 for å registrere varelager. 

Dersom selskapet driver med kjøp og salg av varer registrerer du innkjøpsprisen til varelageret per 1. januar, dette legges inn som verdien av varelageret. Det finnes ulike kontoer for ulike varer, men den vanligste er 1461.

Jeg skal registrere hva kundene skyldte meg

Her bruker du konto 1500:xx. Hver kunde vil få sitt eget tall bak 1500-kontoen i Fiken, for eksempel 1500:01. Hvis kunder skyldte deg penger ved nyttår legger du dette inn her. Merk at du ikke skal legge inn selve fakturaene, inntektene eller mva. Du skal kun registrere inn en sum for hvor mye hver enkelt kunde skyldte deg. 

Jeg skal registrere hva jeg skyldte leverandørene mine

Når du registrerer hva leverandørene skylder deg bruker du konto 2400:xx. Hver leverandør vil få sitt eget tall bak 1920-kontoen i Fiken, for eksempel 1920:01. Dersom du hadde beløp du skyldte til leverandører ved nyttår skal dette legges inn her. Merk at du ikke skal legge inn selve fakturaene, utgiftene eller mva. Du skal kun registrere inn en sum over hvor mye hver du skyldte hver enkelt leverandør.

Jeg skal registrere bankkontoene mine

Du bruker typisk konto 1920, 1950 eller 1960 i Fiken avhengig av hva slags konto dette er. Enkeltpersonforetak velger selv hvilke bankkonti som defineres som selskapets konti og hvilket som regnes som rent personlige. De som defineres til å være selskapets konti legges inn som del av inngående balanse.

Jeg skal registrere annen egenkapital

Du registrerer annen egenkapital på konto 2050. Dersom summen ikke går i null på det som er lagt inn registreres ofte "restbeløpet" mot denne kontoen om du er sikker på at alle linjer er lagt inn fra rapporten. 

Jeg skal registrere merverdiavgift

På konto 2740 legger du inn mva du er skyldig eller har til gode dersom du var mva-registrert i det gamle systemet. Det legges inn et negativt beløp dersom du skyldte mva og et positivt dersom du hadde til gode.

Mer informasjon


Du kan også kontakte Fiken på kontakt@fiken.no dersom du trenger hjelp. For at vi skal kunne hjelpe deg best mulig er det fint om du:

  • Beskriver problemet godt.
  • Legger ved skjermbilde(r) av hvor det stopper opp.
  • Legger ved rapporten fra det gamle systemet.