Gaver må i noen tilfeller registreres i regnskapet. Dette kan være gaver til de ansatte som må beskattes eller gaver fra kunder og leverandører.

1. Gaver fra forretningsforbindelser (feks. kunder eller leverandører) til ditt foretak

Hvis enkeltpersonforetaket ditt får en gave kan du registrere det som en inntekt under Salg -> Registrer annet salg, med 3900 som inntektskonto. Beløpet du bruker skal være vanlig salgspris for varen eller tjenesten.

Hvis du som ansatt i et aksjeselskap får en gave som må betales skatt av er det selskapet du er ansatt i som må rapportere verdien på lønnsutbetalingen som en fordel, selv om det for eksempel er en kunde eller leverandør som gir gaven.

For både enkeltpersonforetak og ansatte gjelder et unntak om at små rimelige gaver som en vinflaske, blomster, middag eller konfekt er unntatt fra skatteplikt og derfor ikke registreres i regnskapet. Det samme gjelder jubileums- eller oppmerksomhetsgaver på opp til og med 4.000 kr i året, eller andre gaver med verdi på opp til og med 2.000 kr i året totalt.

2. Gaver fra ditt foretak til forretningsforbindelser (feks kunder eller leverandører)

Dette registreres som et kjøp under Kjøp -> Nytt kjøp i henhold til fakturaen eller kvitteringen du har. Dersom varen skal være fradragsberettiget må verdien av varen eller tjenesten være maksimalt 270 kr inkludert mva. Dersom man holder seg under denne grensen kan konto 7420 «Gave, fradragsberettiget» benyttes. Dersom verdien er større enn 270 kr kan konto 7430 «Gave, ikke fradragsberettiget» benyttes. Dersom gaven også har en verdi under 100 kr kan du få fradrag på inngående mva, og bruke mva-valget "Kjøp, høy sats".

Dersom du derimot allerede har regnskapsført en gjenstand som feks et varekjøp, skal du ikke føre det som en utgift på nytt når du nå gir den som en gave. La oss si at du tar ut varer for en samlet sum av feks 1000 kr (innkjøpspris uten mva) som du allerede har ført på konto 4300 når du kjøpte de. Disse skal nå gis bort som vareprøver eller testprøver.

Du går da på Annet -> Fri postering og legger inn:

1.000 kr Debet 7391 - Annen salgskostnad, fradragsberettiget (ingen mva) Kredit 4300 (ingen mva)

Du trenger ikke å legge med noe bilag siden du allerede har lagt ved bilag når du førte det første kjøpet som en utgift, og nå flytter du det bare fra en type utgift til en annen type utgift. 

3. Skattepliktige gaver til ansatte

Gaver på 5.000 kr eller mer per år og andre gaver som ikke regnes som bagatellmessige må den ansatte skatte av. Dette kan du gjøre ved å legge til verdien som en ekstra lønnslinje under lønnskjøringen, for eksempel som "Andre fordeler". Dette forklares nærmere i hjelpeartikkelen Fordelsbeskatning

Selve kjøpet av slike gaver skal regnskapsførers under Kjøp -> Nytt kjøp mot konto 5901 Gaver til ansatte, fradragsberettiget, eller 5905 Gaver til ansatte, ikke fradragsberettiget (i begge tilfeller uten mva-fradrag).

4. Skattefrie gaver til ansatte

Gaver er som hovedregel skattepliktige men det finnes noen unntak for gaver som ikke blir skattepliktige. Slike gaver skal regnskapføres under Kjøp -> Nytt kjøp mot konto 5901 «Gaver til ansatte, fradragsberettiget» med "Ingen mva". Disse gavene skal ikke rapporteres på den ansatte på noen måte. Reglene gjelder også om du er den eneste ansatte, og er eier eller styremedlem i foretaket.

  • Vanlige gaver (feks julegaver eller bursdager) med samlet verdi på 5.000 kr (2.000 kr for 2020) eller mindre per år. 
  • Gaver for inntil 8.000 kr ved 20 (eller 30,40 osv.) års ansettelse i foretaket.
  • Gaver for inntil 4.000 kr ved foretaks 25 (eller 50,75 osv.) årsjubileum.
  • Gaver for inntil 4.000 kr ved den ansattes 50 (eller 60,70 osv.) årsbursdag.
  • Gaver for inntil 4.000 kr når arbeidstaker gifter seg, slutter i foretaket etter minimum ti års ansettelse.

5. Telefon og Internett som gaver til ansatte

Det har kommet en ny regel fra 1. januar 2021 som sier at foretak nå har lov til å gi telefon og Internett som gave til de ansatte og at de ansatte da slipper å skattlegges for dette så lenge den samlede summen av Telefon/Internett og andre gaver i løpet av et år ikke overstiger 5.000 kr for en ansatt. (Gavene nevnt i punktet "Skattefrie gaver til ansatte" teller ikke med i grensen på 5.000 kr).

Det er to måter telefon og Internett kan bli betalt av foretaket.

1. Foretaket får en regning fra leverandør og betaler den.

Dersom foretaket betaler mobil og eller Internett for den ansatte så skal disse fakturaene registreres som kjøp i foretaket.

Du må da dele denne fakturaen på to linjer. En linje på 6901 - Telefon og en linje på 5901 - Gaver til ansatte, fradragsberettiget. Summen som skal settes på konto 5901 er 366 kr per ansatt per måned. Du får ikke mva. fradrag for den delen som gis som gave. Du trenger ikke å innrapportere noe på lønnsutbeltingen. Dersom du får en faktura på telefon og en annen på Internett hver måned så skal det kun legges inn 366 per ansatt per måned på en av disse fakturaene.

Dersom en ansatt har en slik faktura per måned vil summen for gaver på Internett og telefon samlet sett bli 4392 kr i året og dermed under grensen på 5.000 kr for skattefrie gaver.

Men dersom foretaket i tillegg gir andre gaver så kan verdien samlet sett bli over 5.000 kr. Feks dersom du i tillegg gir en gave på 2.000 kr (som ikke er knyttet opp til et spesielt jubileum som er eksplisitt unntatt skatteplikt) så vil summen her bli (4.392 kr + 2.000 kr) 6.392 kr, slik at den ansatte da må skatte av (6.392 kr - 5.000 kr) 1.392 kr. Disse 1.392 kr må du da innrapportere som en skattepliktig gave på en lønnsutbetaling.

Vi viser her et eksempel på en faktura på 1.000 kr som gjelder for to ansatte i en måned:

2. Den ansatte får en regning fra en leverandør og betaler den, men krever så disse pengene fra foretaket.

Dersom den ansatte selv betaler mobil og eller Internett og vil få refundert hele denne utgiften fra foretaket, så skal hele disse fakturaene registreres som et vanlig ansattutlegg i foretaket men på konto 5901 - Gaver til ansatte, fradragsberettiget og sette fakturaen som betalt av den ansatte. (Det betyr at hele fakturaen her teller som gave og ikke kun 366 kr som vist i eksempelet over der foretaket betaler fakturaen)

Du trenger ikke å innrapportere noe som gave på lønnsutbetalingen, men Fiken vil automatisk føre summen fra fakturaen som en tilbakebetaling av gjeld på neste lønnsutbetaling. 

Dersom den samlede summen per ansatt i løpet av hele året blir under 5.000 kr er dette i utgangspunktet en skattefri gave. Men dersom foretaket i tillegg gir andre gaver så kan verdien samlet sett bli over 5.000 kr. Feks dersom du har registrert 4.000 kr i slike fakturaer men  tillegg gir en gave på 2.000 kr (som ikke er knyttet opp til et spesielt jubileum som er eksplisitt unntatt skatteplikt) så vil summen her bli (4.000 kr +2.000 kr) 6.000 kr, slik at den ansatte da må skatte av (6.000 kr - 5.000 kr) 1.000 kr. Disse 1.000 kr må du da innrapportere som en skattepliktig gave på en lønnslinje "Andre fordeler".

6. Gaver til og sponsing av frivillige organisasjoner

For at du skal kunne få fradrag for en gave eller sponsorutgift er det en forutsetning at dette har nær nok tilknytning til foretakets drift og ikke er av primært personlig karakter. Det finnes glidende overganger her, men et hovedpunkt er å vurdere om denne gaven kun gis "for å være snill" eller om foretaket i tillegg også har grunn til å tro at den kan generere høyere omsetning. Noen eksempler:
  • Dersom du sponser guttungens aldersbestemte lag med noen tusenlapper i året så er dette noe du gjør som mor eller far og foretaket kan ikke få fradrag for det.
  • Dersom du derimot får reklameplass på draktene til et av Norges beste fotballag, så vil dette lettere kunne generere omsetning for foretaket ditt og du får fradrag for det.
  • Dersom du som bonde gir 10.000 kr i gave til Leger uten grenser, så er dette noe du gjør som privatperson og foretaket kan ikke få fradrag for det.
  • Dersom du som apotek gir den samme støtten til Leger uten grenser for å forbedre imaget ditt og f.eks kunne poste om det på Facebook, så vil dette lettere kunne generere omsetning for foretaket ditt og du får fradrag for det.
NB! Selv om en gave på f.eks 4.000 kr til Frelsesarmeen ikke vil kunne sies å tilhøre foretaket og derfor ikke kan gi fradrag i foretaket, så vil en slik gave ofte kunne gi fradrag for deg som privatperson direkte på den private delen av skattemeldingen.