Alle kjøp og salg i et foretak må kunne dokumenteres i tilfelle Skattetaten ønsker å kontrollere regnskapet ditt. Som oftest dokumenteres salg ved en faktura fra Fiken eller via et kasseoppgjør. Kjøp dokumenteres som oftest via faktura eller kvittering. 

Hvordan laste opp dokumentasjon til Fiken

All dokumentasjon må lastes opp i pdf-format eller som en bildefil. Dokumentasjonen kan lastes opp til innboksen i  Fiken på forskjellige måter:

Hva er godkjent dokumentasjon?

Salg

Faktura fra Fiken

Når du oppretter en faktura i Fiken så lagrer Fiken automatisk denne som en pdf-fil.

Faktura fra andre systemer

Dersom du har laget faktura fra et annet system kan dette brukes som dokumentasjon til regnskapsføringen i Fiken. Du trenger da ikke å sende ny faktura fra Fiken.

Faktura laget i excel eller word

Dette er ikke gyldig dokumentasjon. Du bør derfor opprette en ny faktura i Fiken for å få gyldig dokumentasjon.

Kvittering

Dersom du har brukt en kvitteringblokk med forhåndsnummerert ark på så er dette gyldig dokumentasjon forutsatt at du har skrevet navnet til kunden, dato, hva som selges, beløp og spesifisert mva (dersom du er mva-pliktig). For å gjøre det lettere for deg selv anbefaler vi heller å opprette kvitteringer direkte i Fiken framover.

Kasseoppgjør

Dersom du får en kvittering på et dagsoppgjør i fra kassasystemet ditt, kan du laste dette opp som dokumentasjon på inntekten din i Fiken.

iZettle

Fiken har en automatisk kobling mot iZettle som gjør at alt som skje i iZettle blir sendt til Fiken. Selve dokumentasjonen blir liggende på iZettle og ikke automatisk overført til Fiken.

KlarnaPaypalStripe / Vipps

Dette er måter å få penger overført mellom to bankkontoer eller fra et kort til en bankkonto. Det er ikke en gyldig dokumentasjon på en inntekt. Du må ha en faktura eller salgsrapport fra feks nettbutikk i tillegg til overføringen fra Klarna/Paypal/Stripe.

Nettbutikk

Fiken har en automatisk kobling mot flere nettbutikker som gjør at alt som skje i nettbutikken blir sendt til Fiken. Selve dokumentasjonen blir liggende i nettbutikken og ikke automatisk overført til Fiken.

Kjøp

Faktura eller kvittering

En faktura er gyldig dokumentasjon forutsatt at fakturaen eller kvitteringen inneholder følgende informasjon:

  • Kjøpsdato
  • Selgers navn og adresse
  • Kjøpers navn, samt adresse eller organisasjonsnummer (gjelder ikke for kvittering)
  • Beskrivelse av hva som selges
  • Tidspunkt og sted for overlevering
  • Pris og forfallsdato (gjelder ikke for kvittering) for betaling
  • Dersom du er mva-pliktig og vil ha mva-fradrag må norsk mva være spesifisert.

Kjøp fra privatperson feks via finn.no

I de fleste tilfeller vil man ikke få en kvittering eller faktura fra en privatperson, så for dokumentasjon kan man da enten bruke en skriftlig kjøpsavtale, eller en "faktura" selgeren eller man som kjøper selv setter opp i et tekstbehandlingsprogram. Dersom man kjøper via feks finn.no så bør du også laste opp et skjermbilde av annonsen derfra. Bilaget må inneholde minst samme informasjon som er pålagt for en faktura, altså:

  • Kjøpsdato
  • Selgers navn og adresse
  • Kjøpers navn, samt adresse eller organisasjonsnummer (gjelder ikke for kvittering)
  • Beskrivelse av hva som selges
  • Tidspunkt og sted for overlevering
  • Pris og forfallsdato for betaling

Merk også at andre regler gjelder for kjøp av tjenester fra privatpersoner, hvor betalingen i utgangspunktet må behandles som lønn.

Kjøp fra eller i utlandet

Dokumentasjon på kjøp fra utlandet følger de samme regler som for kjøp i Norge. Dokumentasjonen kan være på et fremmed språk, men ved en kontroll kan du bli bedt om å skaffe en gyldig oversettelse dersom skatteetaten ikke kan dette språket.

Legge til dokumentasjon i etterkant

Fiken krever ikke at du legger til dokumentasjon når du f.eks oppretter et kjøp.  Derfor er det er fullt mulig å legge til bilag på føringer i etterkant i Fiken. Gå i så fall på Kjøp -> Kjøpsoversikt og klikk på en aktuelle linjen. Velg Vis bokføring (nede til høyre) og til slutt "Last opp nytt bilag".

Dette gjelder tilsvarende for annet salg registrert i Fiken. For frie posteringer du har laget under Annet -> Fri postering kan du klikke på "Last opp nytt bilag" helt nede til venstre på selve posteringen.

Oppbevaring av dokumentasjon

Det tas kontinuerlig backup av alle data i Fiken. Dette blir lagret i tråd med krav fra norske myndigheter for trygg lagring av elektronisk regnskapsdata. Informasjonen blir lagret på flere servere og lokasjoner i Norge og i utlandet. Det er derfor ikke lengre nødvendig å ta vare på informasjonen på papir dersom du har lastet den opp elektronisk til Fiken. 

Hente ut dokumentasjon fra Fiken

Du kan til enhver tid gå inn på alle kjøp og salg du har lastet opp dokumentasjon til og der klikke på dokumentasjonen for å laste den ned. Ta også en titt her om eksport av all dokumentasjon samlet og kontroll.