Du kan integrere Fiken og styreportalen, du finner fremgangsmåte her. Når du fører i Fiken for et frivillige organisasjoner har du færre krav enn du vanligvis har i et regnskap. Du fører kjøp og salg som vanlig, men sender ikke inn næringsoppgave, mva-oppgave og lignende. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du kan føre regnskap for en frivillig organisasjon (FLI) i Fiken.

Oppstart

Regnskapskontoer

Normalt anbefaler vi ikke å opprette egne regnskapskontoer i Fiken og du får også en advarsel om du forsøker gjøre dette. Dette kommer av krav til skjemaer til myndighetene som FLI ikke skal sende, du kan derfor ignorere advarselen og opprette egne kontoer. Du kan se hvordan du oppretter egne kontoer her. Når du oppretter kontoer kan du se i kontoplanen som allerede finnes for å finne passende kontoer som virker fornuftige hos dere. Styreportalen har laget en liste med forslag til kontoer: https://dok.styreportalen.no/view/26-integrasjon-fiken/2-komme-i-gang-med-fiken

Inngående balanse

Inngående balanse er tall du legger inn ved overgang, denne forteller deg noe om verdier, gjeld og lignende i organisasjonen på den datoen dere gikk over til Fiken. I utgangspunktet kan du følge samme mal som for vanlig overgang steg 3 og 4, men før du kommer dit må du finne de rette tallene å legge inn, her har du to valg:

A) Organisasjonen har ført i regnskapssystem før overgang til Fiken: Dersom du har ført i regnskapssystem tidligere vil dette systemet ha en SAF-T-rapport, i disse tilfellene kan du da følge hele hjelpeartikkelen fra steg 1.

B) Organisasjonen har ikke ført i regnskapssystem før overgang til Fiken: Dersom du ikke har ført i regnskapssystem har du antageligvis ført i excel eller lignende systemer manuelt. I disse tilfellene kan det være vanskeligere å se hvilke tall som skal legges inn. Vi har laget en liten guide her, om du har tall du lurer på om bør være med eller du er usikker på noe annet anbefaler vi deg å sende oss en e-post til kontakt@fiken.no for veiledning. I første steg skal du laste opp bilag, her kan du bruke for eksempel kontoutskrift fra banken, tidligere oversikt fra regnskapet i PDF-format eller lignende som viser hvor tallene du legger inn kommer fra. Når du ser på tallene fra tidligere regnskap er det normalt dette som skal legges inn (er det noen av punktene du ikke har kan du hoppe over disse):

1. Utestående kjøp: Dette er typisk dersom du for eksempel kjøpte noe som ble regnskapsført i det gamle systemet, men du betalte det ikke før etter overgang til Fiken. Du legger til en linje mot konto 2400:xxxx (leverandøren din), på summen du skyldte leverandøren din med minus foran. Denne prosessen gjentar du for alle leverandørene du skyldte penger på dato for overgang.

2. Utestående salg: Dette vil si inntekter som du har fakturert i annet system men som ikke er betalt enda. Du legger til en linje mot konto 15:xxxx (medlemmet), på summen de skyldte organisasjonen. Denne prosessen gjentar du for alle medlemmene som skyldte penger på dato for overgang.

3. Eiendeler: Dersom dere har større eiendeler som avskrives fra år til år skal disse legges inn under konto 12xx, velg kontoen som passer best for ditt tilfelle.

4. Gjeld: Dersom selskapet hadde gjeld ved overgangen legges dette på en passende konto for gjeld, for eksempel 2299 annen kortsiktig gjeld. 

5. Bankkontoer: Bankkontoene som hører til i organisasjonen kan du legge inn en og en med saldoen som stod på kontoen mot konto 1920:xxxx. 

6. Kassebeholdning: Dersom organisasjonen din har fysiske kontanter kan du legge dette inn på konto 1901. 

7. Annen egenkapital: Etter å ha lagt inn punkt 1-6 vil du få en differanse i summen, for å få dette til å gå i null kan du legge inn konto 2050 Annen egenkapital med pluss eller minus for å få alle linjene samlet til å bli null.

Regnskapsføring i Fiken

Salg/inntekt

Integrasjonen med henter fakturaer fra Fiken tilbake i Styreportalen og vises i medlemsappen Tutti. Opprett gjerne de vanligste produktene dine før du går i gang med fakturering. Dette kan du gjøre under Foretak -> Produkter -> Opprett nytt produkt. Her vil du finne igjen inntektskontoene du opprettet under "Oppstart" i denne hjelpeartikkelen. Opprett produkter som er relevante for din organisasjon, for eksempel medlemskontingent og kaféinntekter

Salg med faktura

For å sende en faktura kan du følge denne hjelpeartikkelen. For å sende fakturaen kan du velge mellom e-post, SMS, EHF, Vipps e-faktura, brev eller å skrive ut fakturaen selv. Det finnes en rekke funksjoner som gjør utsending og oppfølging av faktura enklere: 

Massefakturering
Repeterende faktura

Kundegruppering
KID/OCR
Automatisk purring 
Inkasso

Vipps bedrift

Mange organisasjoner har inntekter fra Vipps. For frivillige organisasjoner har man ikke helt de samme reglene når det kommer til føring av vipps. Vi anbefaler derfor at dere finner en fremgangsmåte som passer for dere. Inntektene legger du inn under Salg -> Registrer annet salg. For mange vil det enkleste være å opprette en kunde som heter "Vipps" eller "Vipps-salg". Hent deretter en rapport fra Vipps i PDF/bildeformat som lastes opp som bilag:
Salget legger du da inn som vist her. I eksempelet ble det innbetalt 450 kroner, men 7,89 av disse var gebyr:

Kjøp

Når dere har kjøpt noe kan du registrere dette som vist her. Ved kjøp over 15.000 som varer i tre år eller mer avskrives dette over flere år som vist her. Du kan bruke kontoene i Styreportalens forslag når du registrerer disse. 

Brukertilganger

Du kan gi gratis brukertilgang til revisor og andre som skal ha tilgang til regnskapet. Dette kan du gjøre ved å følge denne hjelpeartikkelen.

Kontroll av regnskapet

For å kontrollere at alt i regnskapet er ført korrekt bør du fortløpende gjøre bankavstemminger, du kan se hvordan du gjør dette her

Årsavslutning

Når et år er omme og du har ført alle kjøp, salg og betalinger som har skjedd for dette året kan du gå på Annet -> Årsavslutning. Her vil Fiken ta deg gjennom en rekke kontrollpunkter og til slutt en disponering av over- eller underskudd.

Dersom organisasjonen har overskudd kan du legge dette inn som vist her:

Dersom organisasjonen har underskudd kan du legge dette inn som vist her:

Etter at du har opprettet en av disse posteringene kan du avslutte regnskapsåret.

Årsmøte

En gang i året avholder organisasjonen et årsmøte. Før dette må du gjøre ferdig året og deretter hente ut rapporter under "Oversikt" inne i Fiken. Det vanligste å bruke er: 

Resultatregnskap

Under Oversikt -> Resultatregnskap kan du velge året du ønsker hente rapport for og laste ned denne. Denne rapporten viser alle inntekter og utgifter for fjoråret. Her kan du øverst velge om du ønsker å ha et resultatregnskap som sammenlignes med fjoråret eller budsjett. 

Balanse
Under Oversikt -> Balanserapport kan du velge året du ønsker hente ut en rapport for og laste ned denne. Rapporten her viser hva som står på bankkontoer, fysiske kontantkasser og lignende i organisasjonen og sier noe om hvor mye penger organisasjonen faktisk har.

Budsjett

Du kan lage budsjett for organisasjonen din som vist her.