Når du slutter å føre regnskap i et program så må du ta ut en utgående balanse fra dette programmet. Feks så har du ført regnskapet for 2019 i Tripletex, men vil føre regnskapet for 2020 i Fiken. Da må du ta ut en utgående balanse fra Tripletex per 31. desember 2019. Denne skal da legges inn som inngående balansen i Fiken per 1. januar 2020.

I Norge er denne balansen standardisert ved noe som kalles en "SAFT-fil". Alle regnskapsprogrammer i Norge er pålagt å støtte eksport av SAFT-filer. Som om du har ført regnskap i et annet program i 2019 så er du garantert at det er mulig å hente ut en SAFT-fil for 2019 som skal legges inn som inngående balansen i Fiken 1. januar 2020.

Denne SAFT-filen inneholder alt du trenger, men ikke absolutt alt som er ført i det gamle systemet. Du får ikke med deg alle kjøp og salg som er lagt inn i 2019. Men det trenger du heller ikke. Den inneholder kun de utgående verdiene. Det vil si feks. hvor mye penger som var på bankkontoen, hvor mye leverandørgjeld og kundefordringer som var i selskapet akkurat ved overgangen fra 2019 til 2020. 

I Fiken skal SAFT-filen legges inn under Annet -> Inngående balanse. Vi har der laget en veiviser som tar deg gjennom de forskjellige stegene. 

Under har vi laget fem steg du må gå gjennom for å få lagt inn den inngående balansen i Fiken. Det er viktig at du følger punktene i den rekkefølgen vi har satt de opp. Klikk på hvert punkt for å lese mer:

1. Har du korrekt dato for inngående balanse?

I de aller fleste tilfeller skal du har sette oppstartsdato til 1. januar i det første året du vil føre hele regnskapet i Fiken. Men noen få ganger kan det være riktig å velge en annen dato. 

  • 01.01.2020: Velg dette dersom du har ført et fullstendig regnskap for 2019 et annet sted, og vil føre hele 2020 i Fiken.
  • 31.12.2020: Velg dette dersom du ikke vil føre noen som helst kjøp eller salg i 2020 i Fiken, men likevel vil levere Næringsoppgaven for 2020 fra Fiken, basert på utgående balanse 31.12.2020 du har fra et annet system.
  • 01.01.2021: Velg dette dersom du har ført et fullstendig regnskap for 2020 et annet sted, og vil føre hele 2021 i Fiken.
  • 01.03.2021: Velg dette dersom du har ført et fullstendig regnskap for januar og februar 2021 et annet sted, og vil føre resten av 2021 i Fiken. 

2. Er det forrige året 100% ferdig?

Dersom ikke regnskapsfører eller du selv har regnskapsført absolutt alt i 2019 før du går til den inngående balansen, så kommer du til å legge inn feil og må gjøre hele jobben på nytt. Velg derfor "Nei" her om du ikke er 100% ferdig med fjoråret. Fortsett å før regnskapet ellers i Fiken og kom tilbake til Annet -> Inngående balanse når du er 100% ferdig med fjoråret.

3. Hvordan kan du vite at du har korrekt rapport?

Basert på hvilket valg du gjør her så viser Fiken deg en egen veiviser for hvordan du kan laste ned korrekt rapport fra det tidligere systemet ditt, hva du skal be regnskapsfører om, eller hva ellers du må finne av dokumentasjon for å laste opp i Fiken. Dersom du har en SAFT-fil trenger du aldri noe annet og resten av jobben blir mye lettere.

4. Hvordan laste opp dokumentasjonen til Fiken?

Når du har funnet korrekt fil skal du laste den opp i Fiken. Som nevnt skal dette nesten alltid være en SAFT-fil og det blir større jobb for deg og vanskeligere for oss å hjelpe deg om du må laste opp noe annet.

5. Hvordan legge inn linjene i den inngående balansen i Fiken?

Nå har du kommet til selve den inngående balansen og skal legge inn de forskjellige linjene

1. Les først hjelpeteksten vi har skrevet her (merket med "1" over). Her forklarer vi steg for steg hva du skal gjøre videre og linker til nyttige tips. 

2. Klikk så på "Legg til" ved siden av den første linjen. Fiken vil her komme med et forslag til korrekt konto du skal velge, men du kan også velge konto selv om du ønsker. 

3. Etter hvert som du legger til kontoer vil disse vises i oversikten øverst. En linje for hver konto. Når du er ferdig med alle kontoene i fanen "Kunder" går du videre til fanen "Leverandører" 

4. I fanen for leveranskal du gjøre tilsvarende som på kunder. Klikk på "Legg til" og opprett en linje for hver konto. Når du er ferdig med alle leverandørene går du videre til "Bankkontoer":

5. Neste steg er bankkontoene. Her skal du kun opprette selve bankkontoen og ikke legge inn noen sum. Dersom du allerede har registrert bankkontoene dine i Fiken skal du ikke å gjøre det på nytt her. Ta en titt i bildet under. Her er tre av de fire bankkontoene allerede registrerte. så her klikker du kun på "Legg til" på den fjerde kontoen som ikke allerede er registret. Når alle bankkontoene vises som "Registrert" går du videre til "Saldobalanse". 

6. Nå skal du legge til alle kontoene fra Saldobalansen. Dette gjør du på samme måte som for kunder og leverandører. Klikk på "Legg til" ved siden av hver konto og velg korrekt regnskapskonto i Fiken. Også her kommer vi med forslag for deg. Siden du allerede har lagt inn kunder og leverandører så hopper du bare over kontoene 1500 og 2400 her (Fiken har grået de ut for deg).

7. Siste steg er på klikke på "Fullfør inngående balanse". Sjekk først at summen rett over blir null. Denne summen trenger du kun å tenke på når du har lagt til absolutt alle linjene. Dersom det er en eller flere linjer du ikke har lagt til så må du finne disse og se om den da blir null. Når den blir null så klikker du på "Fullfør inngående balanse" og er helt ferdig.

Mer informasjon

Hvis du står fast med noe i den inngående balansen, ta gjerne et skjermbilde og send en forklaring til kontakt@fiken.no med hvor det stopper opp, så hjelper vi deg videre.