Fiken har på vegne av alle kunder fremforhandlet en avtale med Kravia slik at du kan sende faktura til inkasso direkte fra Fiken. Denne innebærer i hovedsak:

  • Ingen faste avgifter eller oppstartskostnad.
  • Kravia dekker alle offentlige gebyrer med unntak av konkursbegjæring.
  • Du beholder hele beløpet som er fakturert (hovedstol) - Kravia får alle gebyrer og renter. I enkelte unntak vil 10 % av kravet tilfalle Kravia (men kun dersom de lykkes med å få inn betalingen for deg) 
    • Ved langtidsovervåkning. Dette skjer normal dersom saken ikke er løst innen 12-15 mnd og det vurderes at kunden ikke er betalingsdyktig. Erfaringsvis løser 90 % av sakene seg før dette. 
    • For saker som sendes til Kravia unormalt lenge etter forfallsdato. Dette skyldes at slike krav er vesentlig vanskeligere/arbeidskrevende enn andre krav. Du blir imidlertid varslet om dette både i egen epost før du når denne grensen og før oversendelse av kravet. 
  • Dersom det du selger er mva-pliktig vil Kravia som hovedregel trekke mva fra omkostningene sine før utbetaling til deg. Dette vil Fiken føre automatisk og du vil få dette som et tilsvarende fradrag på neste mva-melding, slik at dette ikke blir noen faktisk utgift for deg (med mindre du ikke er mva-pliktig).
  • Det gjelder også egne regler for inkasso til utlandet.
  • Siden Fiken her videreformidler en tjeneste fra en ekstern partner, tar vi forbehold og at det kan skje endringer i betingelsene, og at det kan det være egne regler på Kravia sin side som gjør at en faktura ikke i alle tilfeller kan sendes til inkasso.

Det må gå 14 dager etter forfall (eller etter siste purring) før du kan sende fakturaen til Kravia for oppfølging. 

Avtaleinngåelse

Du kan inngå avtale med Kravia under menyvalget Foretak -> Abonnement/Moduler, eller første gang du klikker "Start inkassoprosess" på en faktura som er forfalt med minst 14 dager. E-posten du bruker til innlogging i Fiken blir også brukernavnet ditt hos Kravia.

Sende faktura til inkasso

Du kan sende faktura til inkasso direkte fra fakturaoversikten på Salg -> Faktura-/salgsoversikt (for fakturaer som er forfalt med mer enn 14 dager): 

Du kan også sende til inkasso direkte fra fakturabildet etter å ha klikket deg inn på fakturaen:

Når du har sendt fakturaen til inkasso, vil du se en egen boks i fakturasiden, "Ekstern oppfølging hos Kravia":

Klikk på "Betalingsinfo for Kravia" for å se betalingsinformasjon for denne fakturaen. Du kan også klikke på "Flere detaljer om saken i Kravias portal" for å se mer informasjon om denne inkasso-saken på Kravia sine nettsider.

Mer informasjon

Det er mange spørsmål rundt inkasso og vi har forsøkt å besvare de vanligste under:

Når bør faktura sendes til inkasso?

Vi får en del spørsmål rundt hvordan en bør legge opp selve fakturaprosessen.  Den vanlige prosessen for oppfølging av fakturaer er:

  • Forfall på en faktura kan settes når som helst, men det er vanlig med 7-14 dager fra faktura til forfall om ikke annet er avtalt.
  • Det kan sendes påminnelse umiddelbart etter forfall.
  • Det kan sendes purring, med purregebyr (for tiden maks 35 kr), først 14 dager etter forfall.
  • I stedet for purring, eller etter forfallsdato på purringen, kan kravet sendes til Kravia for inkassobehandling.
  • Kravia sender da først ut et inkassovarsel (35 kroner i gebyr) på papir med 14 dager forfall.
  • Deretter sender Kravia ut inkassosak (stort gebyr) på papir med 14 dager forfall.

Det finnes ingen fasit på hvordan du vil legge opp mot dine kunder, men vi anbefaler at man ikke venter lenger enn fire uker med å sende til inkasso da det erfaringsvis minker sjansen til å få betalt vesentlig. 

Hva skjer når kunde betaler til Kravia?

Når kunde betaler til Kravia får du beskjed om dette per e-post. I tillegg bli aktuell faktura automatisk oppdatert i Fiken slik at du ikke trenger å bekymre deg om bokføringen av dette. Flyten blir dermed:

  1. Kunde betaler kravet direkte til Kravia. 
  2. Kravia gjør så en overføring til kontonummeret registrert på avtalene. 
  3. Innbetalingen regnskapsføres automatisk.

Du skal altså ikke regnskapsføre innbetalinger fra Kravia manuelt i Fiken. Merk at på grunn av spesielle regler rundt mva og inkasso vil deler av oppgjøret fra Kravia kunne komme som mva du har utestående. Du vil da få refundert dette ved neste omsetningsoppgave (gjelder kun mva-registrerte foretak). 

Hva skjer når kunde betaler til deg?

Kravia vil da automatisk få beskjed om at du har mottatt betaling og vil ikke lengre kreve inn det du har fått betalt. Men det kan være gebyr eller renter hos Kravia som kunden ikke har betalt. Kravia vil i utgangspunktet fortsatt kreve inn disse.

Hva skjer når Kravia slår sammen to saker på samme kunde?

Dersom du for eksempel til en kunde har en faktura på 1.000 kr og en faktura på 2.000 kr og sender begge disse til inkasso, så vil Kravia slå disse to sammen til et samlet krav på 3.000 kr. Kunden vil da få gebyr for ett samlet krav og ikke to.  Dersom kunden da betaler 3.000 kr så vil Fiken regnskapsføre hele betalingen på den ene fakturaen. Dersom disse to fakturaene går i null samlet kan du klikke på "Sett til oppgjort uten betaling" på begge fakturaene for å fortelle Fiken at disse er ferdig oppgjort.

Hvordan kontakter jeg Kravia?

Kravia har en egen portal der man kan logge seg inn og se status på saker sendt til inkasso. Her har du også mulighet til å chatte med kundeservice og saksbehandler. 

Hva kan sendes til inkasso?

Alle fakturaer som er sendt fra Fiken og har forfalt med minst 14 dager kan sendes til inkasso. Merk at følgende ikke kan sendes:

  • Faktura sendt fra annet system og registrert under Salg -> Registrer annet salg
  • Faktura som er kreditert eller delkreditert
  • Faktura med beløp på under 50 kroner

Hvordan krediterer jeg en faktura som har gått til inkasso?

Dersom du ønsker å kreditere/trekke en sak sendt til inkasso gjøres dette på vanlig måte i Fiken. Fiken vil automatisk oppdatere Kravia og trekke saken for krediterte fakturaer. 

Hva skjer hos Kravia etter at faktura sendes til inkasso fra Fiken?

Når faktura sendes til inkasso overføres den til Kravia som er partner på dette. Det opprettes da en sak hos Kravia der det først sendes ut et inkassovarsel med 14 dagers forfall. Dersom denne ikke betales går saken til inkasso - den videre prosessen er gjengitt nedenfor og avhenger av om den som skylder er en privatperson eller et firma. 

Kravia har sendt en faktura til meg. Hvorfor og hvordan fører jeg den? 

Normalt vil Kravia kreve inn omkostninger direkte fra kunden din og du vil få utbetalt beløpet som står på fakturaen du hadde. Alt dette skjer automatisk i Fiken og du trenger ikke å føre noe som helst. 

Men unntaksvis dersom kunden din ikke er mva. pliktig så er Kravia pålagt å kreve inn mva. på omkostningene fra deg. Du får da en faktura fra Kravia som du må betale. Denne føres litt forskjellig avhengig av om du er mva. registrert eller ikke.

Dersom du er mva. registrert føres dette under Kjøp->Nytt kjøp med Kravia som leverandør. Finn totalsummen på fakturaen fra Kravia og gang den med fire for å legge inn korrekt sum på kjøpet. Dette vil da i eksempelet her gi deg et mva. fradrag på 767,55 kr, slik at du på neste mva. oppgave betaler 767,55 kr mindre.

Dersom du ikke er mva. pliktig så registrerer du bare sluttsummen som et vanlig kjøp mot konto 7798 Annen kostand.