Når du fører i Fiken for en frivillige organisasjon (FLI) skal du følge litt andre regler enn det som gjelder for AS og ENK. Mange av artiklene våre for AS og ENK vil gjelde tilsvarende for FLI. Men det vil også være en del forskjeller. Du fører feks kjøp og salg på samme måte som alle andre foretak, men sender ikke inn næringsoppgave, mva-oppgave eller lignende. (Dersom du har ansatte må du sende inn a-meldinger som andre foretak) I denne artikkelen viser vi deg de tingene som er spesielt for en frivillig organisasjon (FLI) i Fiken.

1. Inngående balanse

Dersom du har et helt nytt FLI, så har du ingen inngående balanse og kan bare hopper over denne delen. Dersom du tidligere har ført regnskap et annet sted så må du legge inn en inngående balanse. Du må da finne en utgående rapport fra det gamle systemet som legges inn som en inngående rapport i Fiken. Dette er tall som forteller Fiken noe om hvilke verdier og gjeld som fantes i organisasjonen på den datoen dere gikk over til Fiken. Dette gjør du under Annet->Inngående balanse på samme måte som for andre foretak. 

2. Salg og støtte

Du kan enkelt sende ut fakturaer fra Fiken. Det finnes en rekke funksjoner som gjør feks utsending og oppfølging av medlemskontingenter ekstra enkelt.

Massefakturering

Repeterende faktura 

Kundegruppering

KID/OCR 

Automatisk purring  

Organisasjoner bruker ofte ulike systemer for å få inn inntektene sine. Noen har medlemskontingenter, andre har inntekter fra kiosksalg og lignende. Når du har et eksternt system du har fått inntekter gjennom kan du finne igjen dokumentasjonen på inntektene (for eksempel en rapport) og legge dette inn under Salg -> Registrer annet salg.

Vipps bedrift

Mange organisasjoner har inntekter fra Vipps. Vi anbefaler å føre inntektene fra Vipps inn under Salg -> Registrer annet salg. For mange vil det enkleste være å opprette en kunde som heter "Vipps" eller "Vipps-salg". For frivillige organisasjoner er det ikke like strenge krav til dokumentasjon av inntekter som for for eksempel AS. Hent gjerne en rapport fra Vipps i PDF/bildeformat som lastes opp som bilag:

Salget legger du da inn som vist her. I eksempelet ble det innbetalt 450 kroner, men 7,89 av disse var gebyr:

3. Offentlig støtte, tilskudd eller stipender

Offentlige støtte, tilskudd eller stipender som tildeles et FLI må registreres som en inntekt. Dersom du har fått utbetalt noe som skal gjelde over flere år kan du i mange tilfeller periodisere dette.

Hvordan du gjør det i Fiken

  • Dersom utbetalingen er ment å dekke en konkret ting så skal det redusere denne utgiften på denne tingen, feks du får 10.000 kr for å kjøpe en maskin. Du fører da dette under Kjøp -> Nytt kjøp og setter -10.000 kr på samme konto som du førte kjøpet av maskinen på.
  • Dersom utbetalingen er generell for en periode så skal det føres som en inntekt, feks at du får 70.000 kr i støtte for et prosjekt du skal gjennomføre. Da fører du dett under Salg -> Registrer annet salg mot konto 3440 — Spesielt offentlig tilskudd for tjeneste.

4. Kjøp og regnskapskontoer

Kjøp for FLI registreres som alle andre foretak. Det er mulig å opprette egne regnskapskontoer under Oversikt->Kontoer i tillegg til de som allerede finnes i Fiken. Normalt anbefaler vi ikke å opprette egne kontoer i Fiken siden disse blir vanskeligere å koble med mva og Næringsoppgaven. Du får derfor også en advarsel dersom du forsøker å opprette egne kontoer. Men for dere som har FLI så er ikke det noe problem, og dere kan derfor ignorere denne advarselen. Mange liker å bare bruke de kontoene Fiken allerede har, mens andre foretrekker å bruke egne kontoer som du selv kan velge navnet på. Nedenfor kan du se noen forslag til kontoer som du kan opprette:

3901 - medlemskontingenter

3902 - kioskinntekter

3903 - stevneinntekter

3904 - tilskudd/midler

3905 - gaver

6491 - leiekostnader

7301 - reklamekostnader

7401 - kontingentutgifter

5. Lønn

Dersom foretaket deres ikke har ansatte så trenger dere ikke å bruke lønnsmodulen. Hvis dere har ansatte så må dere legge disse inn i lønnsmodulen og føre lønn i hovedtrekk på samme måte som for aksjeselskap. Vi støtter ikke Forenklet a-melding for veldedig eller allmennyttig organisasjon (A05), men du kan bruke lønnsmodulen vår med den alminnelige a-meldingen og legge inn lønnslinjer uten arbeidsgiveravgift der, slik at du får samme resultat. 

Men det finnes også en del spesialregler for FLI.

Arbeidsgiveravgift

Mange FLI er pålagt å betale arbeidsgiveravgift fra første lønnskrone, noen andre kun fra de kommer til en hvis sum, feks kun det som er over 80.000 kr i året, mens andre er fullstendig fritatt fra arbeidsgiveravgift. Kontakt gjerne Skatteetaten på chat https://www.skatteetaten.no/kontakt/chat-med-oss/ eller telefon 800 80 000 dersom du er usikker på hva som gjelder i deres foretak. 


Skattefri lønn opp til 10.000 kr

Mange FLI, men ikke alle, er av Skatteetaten definert som skattefrie organisasjoner. Det betyr at dere da har lov til å betale opp til 10.000 kr i lønn for et år til en ansatt, uten at den ansatte må skatte av dette. Dette kan registreres slik i Fiken.

1. Gå på Lønn->Ansatte og velg den aktuelle ansatte. Klikk på "Rediger personalia" og legg inn "Skattefri organisasjon". Gjør det på alle ansatte det er aktuelt for.

2. Gå på Lønn->Lønnsutbetaling og opprett en ny lønnsutbetaling som du velger "Ingen forskuddstrekk":

3. Legg til en helt vanlig lønnstype feks "Fastlønn" på den ansatte. Der kan du sjekke innstillingene for skattefri organisasjon:


4. Her har du et par innstillinger:

- Skattetrekk skal være på "Ja, bruk vanlig skattetrekk" (siden du har valgt "Ingen forskuddstrekk" på lønnsutbetlingen og så lenge den samlede lønnen til den ansatte er under 10.000 kr vil det likevel ikke bli skattepliktig for den ansatte.

- De fleste skattefrie organisasjoner skal ha arbeidsgiveravgift (men enkelte skattefrie organisasjoner som i tillegg er allmennyttige eller veldedige skal ikke ha arbeidsgiveravgift)


5. Send tilslutt inn a-meldingen og fullfør lønnsutbetalingen:


Arbeidsgiveravgift på feriepenger.

Feriepenger er i utgangspunktet arbeidsgiveravgiftspliktig. Men enkelte FLI slipper arbeidsgiveravgift på feriepenger. Fiken fanger dessverre ikke opp dette automatisk i unntakstilfellene for FLI.  Du trenger ikke å tenke på dette i de vanlige lønnsutbetalingene. Men når du skal betale ut feriepengene må du fjerne arbeidsgiveravgiften på feriepengene, slik at denne blir null. 

Start først med en lønnsutbetaling med feriepenger som vist i punkt 2 i artikkelen om feriepenger.


Endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget

Dersom du har behov for å legge til mer arbeidsgiveravgift eller redusere arbeidsgiveravgift som er lagt inn på en ansatt, så kan du enkelt gjøre det direkte på en lønnsutbetaling.

6. Momskompensasjon

Når du fører regnskap for en frivillig organisasjon kan du som regel søke momskompensasjon for utgiftene dine. Det finnes to forskjellige måter å søke om dette på, en forenklet og en dokumentert metode. For å vite hvilken du skal bruke kan du se her: Søknadsmodell for momskompensasjon

Dersom du bruker den forenklede metoden kan du gå på Oversikt -> Resultatregnskap -> Sortere på det aktuelle året og se på posten for driftsutgifter. Vær oppmerksom på at det er noen tall som skal trekkes fra i skjemaet, for eksempel finansposter på 8xxx, les mer her: Forenklet modell for momskompensasjon

Dersom du bruker den avanserte metoden må du legge sammen mva-summen på alle kjøpene manuelt, du finner disse under Oversikt -> Transaksjoner -> sorter på “kjøp”. Se mer informasjon her: Dokumentert modell for momskompensasjon.

Når du senere får disse pengene tilbakebetalt registrerer du dette under Salg -> Registrer annet salg og bruker inntektskonto 3900.

7. Gaver

Mange FLI mottar gaver fra privatpersoner eller andre foretak. Pengegaver kan føres under Salg->Register annet salg mot konto 3900. Les gjerne mer her om gaver.

Dersom foretaket derimot kjøper noe som dere vil gi vekk i gave så skal dette føres under kjøp->Nytt kjøp. Bruk gjerne konto 7420 Gave.

8. Prosjekt

Fiken har en egen prosjektmodul som kan brukes om du vil ha ekstra god kontroll over de forskjellige prosjektene i organisasjonen deres.

9. Budjsett

10. Årsavslutning

Når et år er ferdig og du har ført alle kjøp, salg og betalinger som har skjedd for dette året samt eventuelt kontrollert bankavstemming, kan du gå på Annet -> Årsavslutning og lukke året. Dette må du gjøre før et eventuelt Årsmøte. Her vil Fiken ta deg gjennom en rekke kontrollpunkter og til slutt en disponering av resultatet. Å disponere et resultat betyr egentlig kun at feks et overskudd i 2020 på 50.000 kr skal føre til at foretaket er 50.000 kr mer verdt i 2021. Dette er ikke en faktisk føring av penger, men en regnskapsmessig verdsettelse av et foretak.

Dersom organisasjonen har overskudd kan du legge dette inn som vist her:

Dersom organisasjonen har underskudd kan du legge dette inn som vist her:

Etter at du har opprettet en av disse posteringene kan du avslutte regnskapsåret.

11. Årsmøte

En gang i året avholder organisasjonen et årsmøte. Før dette må du gjøre ferdig året og deretter hente ut rapporter under "Oversikt" inne i Fiken. Det vanligste å bruke er: 


Resultatregnskap

Under Oversikt -> Resultatregnskap kan du velge året du ønsker hente rapport for og laste ned denne. Denne rapporten viser alle inntekter og utgifter for fjoråret. Her kan du øverst velge om du ønsker å ha et resultatregnskap som sammenlignes med fjoråret eller budsjett. 


Balanse

Under Oversikt -> Balanserapport kan du velge året du ønsker hente ut en rapport for og laste ned denne. Rapporten her viser hva som står på bankkontoer, fysiske kontantkasser og lignende i organisasjonen og sier noe om hvor mye penger organisasjonen faktisk har.


Budsjett

Du kan lage budsjett for organisasjonen din om du ønsker.