Hvis du har en utgift som er relevant for ditt foretak registrerer du dette inn som et kjøp i Fiken. Legg ved dokumentasjon (bilag), oppgi annen informasjon som er relevant for kjøpet og angi til slutt om kjøpet er betalt.

1. Last opp bilaget

Du kan laste opp dokumentasjon (bilag) i Innboks eller fra appen vår. Da kan du opprette et nytt kjøp direkte fra dokumentasjonen (bilaget):

Du kan også starte fra Kjøp -> Nytt kjøp, i så fall er det første du må gjøre å laste opp dokumentasjon (bilag) for kjøpet. Du kan enten laste opp et nytt dokumentasjon fra datamaskinen din, eller velge et du allerede har lastet opp i Innboks:

2. Velg leverandør

Velg om kjøpet er:

  • Et kjøp fra leverandør: Dette er en utgift der du blir fakturert av et firma, eller der du ønsker å oppgi leverandør fordi du har mange kjøp mot dette firmaet (og dermed senere kan få forslag på kostnadskonto hver gang du legger inn kjøp mot dette firmaet).
  • Et kontantkjøp: Dette kan brukes hvis kjøpet ble gjort opp "der og da", som f.eks kortkjøp eller kontanter, og du ikke ønsker å legge inn leverandør.

Fiken vil automatisk prøve å foreslå riktig leverandør basert på det som står på bilaget. Du kan også velge leverandøren manuelt fra en liste over egne kontakter, eller opprette en ny kontakt:

Hvis du oppretter en ny leverandør, kan du velge om du legger inn all informasjonen manuelt, eller søker opp firmaet i Brønnøysundregistrene:

Hvis du finner firmaet i Brønnøysundregistrene, blir mye informasjon ferdig utfylt for deg. Trykk "Lagre" når du er ferdig.

3. Legg inn fakturainformasjon

Fiken vil som regel automatisk klare å lese ut fakturadato fra kvitteringen. Hvis du må legge det inn manuelt, kan du trykke på forstørrelsesglasset ved siden av bilaget for å se hele kvitteringen:

  • Fakturadato er datoen for kvitteringen/fakturaen.
  • Fakturanummeret kan du bruke hvis det er et fakturanummer på kvitteringen/fakturaen du har lastet opp, for å holde kontroll på at du ikke registrerer det samme bilaget flere ganger. 
  • Forfallsdato er relevant dersom fakturaen har forfall på en annen dato enn fakturadato.

4. Fyll inn beløp

Vanligvis vil Fiken automatisk legge inn beløp basert på informasjon i bilaget og komme med et forslag til riktig kostnadskonto og mva. Alt du trenger å gjøre er da å legge inn en tekst som beskriver hva slags utgift dette er i feltet "Tekst".

For å velge "Kostnadskonto" manuelt klikker du på "Velg konto" og skriver et ord som beskriver hva slags utgift dette er, som f.eks "reise". Fiken vil da vise en forklarende tekst som hjelper deg å velge rett konto:

Legg inn summen på kvitteringen/fakturaen under "Bruttobeløp". Hva du skal velge under "Mva", kommer an på hva slags utgift og kostnadskonto dette dreier seg om. I tilfellet med "7140 Reisekostnad, ikke oppgavepliktig" er "Vanligste MVA: Ingen" og vi velger derfor "Ingen" under "Mva". Dersom du ikke er mva-pliktig vises ikke dette hos deg.

5. Registrer betaling

Hvis dette er en utgift som allerede er oppgjort (eller som er lagt til forfall i nettbanken), kan du krysse av for at handelen er betalt:I feltet "Betalt fra", velg:

  • Bankkonto: Hvis du har betalt eller skal betale dette fra en av bankkontoene du har registrert i foretaket ditt i Fiken. Du kan også legge til en ny bankkonto herfra.
  • Kontanter: Hvis dette var en utgift du betalte med fysiske kontanter.
  • Utlegg: Hvis utgiften ble betalt av deg personlig, ikke av foretaket ditt.
  • Annet: Hvis det dreier seg om en liten sum som må registreres som øreavrunding, f.eks ved et kjøp som er foretatt med en annen valuta.

Til slutt velger du om du lagrer dette som et utkast, sletter utkastet, går tilbake til kjøpsoversikten eller registrerer dette som et kjøp.

NB! Eventuelle dokumentasjoner (bilag) du har lastet opp til Innboks vil ikke bli slettet fordi om du sletter et kjøpsutkast eller et kjøp.

Mer informasjon