Føring av utgifter til bil i et aksjeselskap er delt inn i hva du må gjøre rundt utbetaling og skatt for ansatte (som bruker bil), og de konkrete utgiftene foretaket har i forbindelse med bil. Disse to tingene legger du inn i Fiken uavhengig av hverandre.

Skatt eller utbetaling for ansatte

Her er det to alternativer:

1. Bilgodtgjørelse for ansatt som bruker sin private bil i foretaket

En ansatt kan få utbetalt 3,50 kr per km (for 2021) som en skattefri godtgjørelse fra foretaket dersom den ansatte bruker sin private bil når hen er på jobb. Feks dersom den ansatte kjører sin private bil til et møte eller for å hente varer hos en leverandør. Det er kun kjøring når en er på jobb som kan legges inn her. Det er ikke noe minstesatser. Dersom en kjører 10 km i løpet av en måned kan det legges inn 35 kr (10 km x 3,50 kr).

Eventuell kjøring til og fra jobben skal ikke legges inn i Fiken, men kan potensielt gi pendlerfradrag for den ansatte. Dette rapporteres i så fall direkte på Altinn på den private selvangivelsen til den ansatte. Her er det høye minstesatser som gjør at veldig mange ikke vil kunne kreve fradrag for kjøring til og fra jobb.

Bilgodtgjørelse/kilometergodtgjørelse betyr at den ansatte får utbetalt en kompensasjon fra arbeidsgiveren for å bruke sin private bil i jobben. Det kan utbetales et skattefritt beløp per kjørte kilometer som skal dekke drivstoff, vedlikehold av bilen, osv. Det vil si at du kun kan kreve denne satsen og ingen andre utgifter til bilen. Det er også mulig å avtale mellom arbeidsgiveren og den ansatte at det skal betales ut mer enn den skattefrie satsen, men det må da trekkes skatt av en del av beløpet. Sjekk her for mer informasjon om satsene.

Du må kunne dokumentere antall kjørte kilometer ved f.eks en kjørebok, et Excel-ark eller en kjøre-app. Dokumentasjonen skal inneholde:

  • Dato for kjøringen.
  • Hvor du kjørte fra og til.
  • Antall kilometer du kjørte (basert på feks GPS eller Google maps)
  • Navn på passasjerer dersom du krever passasjertillegg

Legg inn godtgjørelsen som en egen lønnslinje for den ansatte under Lønn -> Lønnsutbetaling:

Velg Lønnstype "Bilgodtgjørelse", antall kjørte kilometer og sats (Skattefri sats er 3,50 kr pr km (2021)). legg gjerne inn en kommentar som spesifiserer strekningen og trykk "Lagre":

Etter du har lagt til bilgodtgjørelsen fullfører du lønnsutbetalingen som normalt.

Har den ansatte hatt utgifter til parkering, bompenger og ferge i sammenheng med slik kjøring kan dette registreres som ansattutlegg under kjøp mot konto 7140 Reisekostnad, ikke opplysningspliktig.

2. Skattetrekk for den ansatte når firmaet eier en bil som den ansatte bruker privat

Fri bil går ut på at en ansatt bruker en bil som arbeidsgiveren eier til privat kjøring. Den ansatte må trekkes skatt for verdien av denne fordelen, noe som legges inn som en ny lønnslinje på den aktuelle ansatte under en lønnsutbetaling. Sporadisk bruk er skattefritt og tas derfor ikke med på lønnsutbetalingen.

Hovedregel er en standard sum uavhengig av hvor mye faktisk bruk

Følg disse trinnene for å regne ut beløpet som brukes på lønnslinjen:

  1. Finn listeprisen på bilen her. Husk at verdi av ekstrautstyr også skal beregnes av importørens listepris. Årstallet er bilens årsmodell.
  2. Trekk fra 25 % på listeprisen hvis bilen er over 3 år gammel.
    Trekk fra 40 % på listeprisen hvis bilen er en el-bil (ikke hybrid).
    Trekk fra 55 % på listeprisen hvis bilen er en over 3 år gammel el-bil.
  3. Når beløpet fra trinn 2 er under 308 500 kr ganges det med 0,3 (altså 30 %). Den delen av beløpet som eventuelt er over 308 500 kr ganges med 0,2 (altså 20 %), og de to beløpene legges sammen.
  4. Del beløpet fra trinn 3 på 12 for å komme frem til månedlig beløp for lønnsutbetalingen.

Eksempel

Selskapet eier en Volkswagen Golf 2,0 TDI 140hk Highline (2010-modell) som en ansatt får lov å bruke privat. Listeprisen på bilen er 303 780 kr og bilen er over 3 år gammel.

Listepris303 780 kr
Over 3 år gammel (25 %)-75 945 kr
Sum227 835 kr
Årlig beløp (30 %)68 350,50 kr
Månedlig beløp - legges inn på lønnslinjen5 695,88 kr

Merk at andre regler gjelder om bilen brukes over 40 000 km i året for bedriften, eller er en varebil klasse 2.

Etter du har lagt til lønnstypen Fri bil fullfører du lønnsutbetalingen som normalt. Se gjerne mer om lønnsutbetaling her.

Unntaksregel med individuell verdsettelse

Det er en unntaksregel for biler med grønne skilter og elektronisk kjørebok. Da kan du i stedet for reglen over beregne antall kilometer du har kjørt privat og gange den opp med 3,40 kr (for 2021). Så dersom du har kjøt 1.000 km privat legger du da inn 3400 kr (1.000 km*3,40 kr) i beløpfeltet.

Faktiske utgifter for foretaket

Her er det fire alternativer:

1. Bil som den ansatte eier eller leaser

Foretaket kan ikke legge inn noen utgifter til en bil som er registrert og eid av den ansatte eller noen andre enn foretaket selv. 

2. Bil som foretaket eier

Foretaket kan kreve fradrag for de faktiske utgiftene du har hatt til bilen i foretaket. Du kan da føre utgifter for bil på samme måte som andre utgifter i foretaket under Kjøp -> Nytt kjøp. Foretaket må da i tillegg levere inn skjema Bruk av bil (RF-1125) som du legger til som et vedlegg direkte på Altinn etter at du har sendt Næringsoppgaven fra Fiken til Altinn.

Vanlige konti å føre mot er:

3. Bil som foretaket leaser

4. Bil som foretaket leier

Dersom et foretak ikke eier eller leaser en bil og ikke bruker den ansattes bil, så kan foretaket leie en bil fra et utleieselskap. Dette føres da som helt vanlige kjøp mot konto 7140 — Reisekostnad, ikke opplysningspliktig. Som hovedregel har du ikke krav på mva. fradrag for utgifter knyttet til bil. (Men det finnes unntaksregler for biler med grønne skilter). 

Mer informasjon